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複合機・コピー機リースの基礎知識まとめ

このカテゴリでは、複合機・コピー機のリースに関する基礎知識をまとめています。

改めてリースの基本を確認してみましょう

新たに会社の立ち上げや支店の新設を考えている皆さん。どんな業界でも複合機やコピー機は必須の機器となりますよね。

会社側としては、少しでも機器の経費を低く抑えたいもの。しかし、経費が低く抑えられたからと言って、すぐに故障したり、メンテナンスが不十分だったりするのも問題です。

複合機・コピー機の導入には、主に3つのルートがあります。

1つ目は、機器をメーカーから購入すること。

2つ目は、リース会社と契約をして機器を借りる「リース」。

3つ目は、レンタル会社が所有する機器を直接借りる「レンタル」。

これらのうち、購入とレンタルについては、どのようなシステムなのか想像に難くないでしょう。

では、リースはどうでしょうか?リースとレンタルを混同してしまっている方はいませんか?

リースは、実はレンタルとはまったく異なるもの。購入やレンタルにはないメリットもたくさんあるのです。

また、マイナンバー導入や近年の個人情報流出事件から、セキュリティ強化を考えている企業も多いのではないでしょうか。

そんなセキュリティ担当者、経営者の方は、ぜひリースによるセキュリティ対策を知っておくべきです。

このカテゴリでは、経営者の方へ向けて、複合機・コピー機リースのイロハを解説しています。たとえば、次のような項目について、きちんと理解しているでしょうか?

複合機・コピー機の導入を検討している方は、ここでしっかりとリースの基本を理解しておきましょう。

コピー機・複合機のリースを検討するべき6つの場面

1. 新しく会社を立ち上げるとき

新しく会社を立ち上げるときはコピー機・複合機をリースするチャンスです!

新規事業の立ち上げには莫大なお金がかかり、創立当初はほとんど赤字の状態が続くかと思います。

そんなときに新しくコピー機・複合機を購入するのはかなり大きな負担となってしまいますよね。

初期費用を抑えることができるリースを利用すれば、新しい会社の立ち上げ後の資金繰りもスムーズになることでしょう。

2. オフィスを引っ越すとき

オフィス引っ越しの際にもコピー機・複合機のリースはおすすめです。

近い場所に移転し、今までのレンタル会社と継続して契約ができるのなら話は別ですが、少し離れた場所になった場合は再度レンタル会社を探すはめになるかもしれません。

また、引っ越しにかかる費用も高いため、初期費用を抑えられるコピー機・複合機のリースはおすすめです。

引っ越す際に今まで使っていた古いコピー機・複合機を処分して、新しくコピー機・複合機をリースするという形を取るのもよいでしょう。

コピー機・複合機を引っ越し先まで持っていくと費用が余計にかかったりしてしまうため、このような選択をする方もいます。

3. コピー機・複合機の買い替えを検討したとき

コピー機・複合機が古くなり「そろそろ買い替えたい!」と感じたときは、リースを導入するチャンスです。

コピー機・複合機は一度購入すれば長く使えるアイテムではあるものの、日々その性能は進化しています。購入した直後に新機能のついた高性能なコピー機・複合機が発売されるかもしれません。

リースなら最新の機種を選ぶことも可能です。最新機種ばかりを取り扱っているリース会社もありますよ。

4. 最新のコピー機・複合機を試してみたいとき

長くコピー機・複合機を使っていて、そろそろ最新機種に買い替えたいけど、どんな機能があって自分に何が合うのかわからない…という方にもコピー機・複合機のリースはおすすめです。

リースは長期的に見るとコスパが悪いとも言われていますので、一定期間だけコピー機・複合機をリースして、その後気に入った機種があれば購入を検討するといった形を取るのもよいでしょう。

最新のコピー機・複合機を試せるリース会社はたくさんありますので、ぜひチェックしてみてください。

5. 年度末や年末年始などキリがよいとき

年度末や年末年始にリースを検討される方も多くいます。この時期はオフィスの人の入れ替わりも激しく、より働きやすい環境を作ろうと社員一同が環境作りに精を出す時期でもあります。

社員からコピー機・複合機が古いことに不満を抱いている、最新のコピー機・複合機を利用して作業効率をもっと上げたいという声があった場合は、コピー機・複合機のリースを年度末や年末年始に投入し、新年度や新年から気持ちを入れ替えてお仕事をしていくのもよいかもしれません。

6. コピーや印刷枚数が増えてきたとき

最初はあまりコピー機・複合機を使うつもりがなく安いコピー機・複合機を購入していたとしても、事業が進むにつれてコピーや印刷をする機会が増えてきたという方も多いのではないでしょうか。

家庭用のコピー機や安価なコピー機・複合機は壊れやすく、業務用の大量のコピーや印刷には不向きです。使い続けていると、ある日突然故障してしまうかもしれません。

業務用のコピー機・複合機を導入するにしても、いきなり購入するには費用がかさみますので、まずはリースで初期費用を抑えて様子を見てみるのがよいでしょう。

1日に10枚以上コピーや印刷をするようであれば、故障してしまう前に早めにコピー機・複合機のリースを検討することをおすすめします。

複合機・コピー機リースの前に知っておきたい基礎知識

初期費用を抑えコスト削減につながる

コピー機

リースは3社間での契約になります。初期費用が安く済み、経費削減にも繋がることがリースのメリットとして挙げられます。

希望した機器を設置することができ、減価償却や税の申告などの手続きはすべてリース会社が行ってくれることもリースの利点です。故障やトラブルなどに見舞われた場合、保守契約を結んでいれば自分たちで対応する必要もありません。

リースするよりも購入したほうが安いように見えますが、その分手間や初期費用が必要となりますし、最新機器に変えることが容易にできません。初期費用が足りない場合はローンを組むという方法もあります。節税効果は、ローンで購入した場合もリースで契約場合とほぼ変わりありません。

リースにするか、購入にするか簡単に判断する目安はその使用期間です。5年以内と、短い期間内で使用したい場合はリースを選ぶようにしましょう。契約終了後も使用する場合は契約更新で再リース料金が必要になります。

>>リースのメリットや仕組みについて

リースは購入よりもコストがかからずリスクも軽減できる

コピー機を購入した場合、ランニングコストはトナーや印刷用紙といった消耗品のみになります。当然ながらコピー機は購入者の所有物になりますので、必要がなくなったら売却することも可能です。

購入をする以上初期費用は高くなり、廃棄処分する際にも費用がかかります。また、使用している間は、10万以上で購入した場合減価償却を行う必要があります。

リースにすると月々の支払いを経費とすることができ、固定資産税のにも繋がります。リース契約は5、6年であり、その間は中途解約できず契約終了後はリース会社のものとなります。

本体価格のみを考慮した上で購入とリースで年間費用を比較した場合、新品であればリースのほうがコストはかかりません。たとえ購入後故障することなく稼働し続けたとしても、リースしたほうが安く済みます。リスク管理の点から見ても、リースのほうが優れていると言えるでしょう。

ただし、料金設定はリース会社によって違いがあります。実際に比較する際は、保守費用やカウンター料金といった本体リース費用以外の料金も含めて検討するようにします。

>>違いを比較!リースと購入とレンタル

長期リースで得するカウンター料金システム

カウンター料金は本体のリース料金とは異なります。モノクロコピー1枚あたり3円程度に設定されていることが多く、カラーであれば1枚20円程度です。

カウンター料金が設定されている場合は、サービス料を別途支払わなくて済むようになっています。

もし1枚1円といった激安のカウンター料金の場合、十分なサービス内容が含まれておらず、別途サービス料がかかる場合があるので注意しましょう。

カウンター料金を支払うことによって受けられるサービス内容を必ず事前に確認しておきましょう。

カウンター料金内には大半の場合トナー代や部品代、定期メンテナンス代にトラブルが起きたときの修理代、出張費などが含まれています。

もし不要だと思うのであれば、カウンター料金のシステムは利用しないほうがいいでしょう。短期よりも長期でのリースに向いている料金システムです。

しかし、自分でトナーやインクを用意する場合、モノクロコピーでトナー代が9円/枚、インク代が40円/枚程度はかかります。この負担はコピー量が多ければ多いほど大きくなるので、カウンター料金を設定したほうがコストを抑えられます。

>>カウンター料金の相場は?

コピー機のマイナンバー漏洩対策は技術面、物理面の両方が必要

コピー機でマイナンバーが記載された書類を取り扱う際の対策は、リース契約会社に依頼することでその労力やコストを減らすことができます。

対策として、コピー機を必要時以外はネットワークに接続させない、ファイアウォール経由でのネットワークの利用などが挙げられます。

また、マイナンバーが記載された書類をスキャンした時に、データを蓄積させず上書きすることができるかなど、コピー機自体の機能にも気を配る必要も出てきます。

他にも会社のコピー機に対する個人情報取り扱い方針、社員への教育の徹底など、マイナンバーだけにとどまらない個人情報対策は、今や必須となってきています。

コピー機のプロであるリース会社にこれらの対策を相談すると、マイナンバー情報が漏洩してしまうような事態を未然に防ぐことができます。

マイナンバーは国が社会保障や税などを管理しやすくするため、国民ひとりひとりに与えたものです。その人そのものを示すものであり、マイナンバーが漏洩するとその人を危険にさらすことになります。

罰則も厳しく定められていて、情報が漏れた場合には漏らした人だけではなく、企業そのものにも法的な措置が取られます。

>>【特集】コピー機で行うマイナンバーのセキュリティ

リースにすると月々の料金は2万円以内で済ませられる

複合機はオフィスで使える便利な機能がついています。プリントはもちろん、スキャンも行えるので、1台あるだけでも効率よく業務を回すことができます。

様々な機械を置く必要がなくなるので、省スペース化やコスト削減のメリットにも繋がります。コピー機はシンプルなので、たくさんの機能を必要としない業務を行うオフィスに向いています。

リース料金は新型複合機を月2万円以内で使用することができます。ローンで購入して使う場合は2万円を超える計算となることが多いです。

さらに購入した場合は万が一故障したときに修理代金もかかります。しかし、リースなら保守費用などを考えても2万円以内で済ませることができます。

リースを利用すると、税務処理などの労務コストも下げることができます。購入料金にかけるお金を本業に投資することが可能です。

リース料金は経費として扱えるので税金対策にもなります。保守もしてもらえるので安心して使えますし、修理がすぐにできることで業務に支障をきたさずに済みます。

リース料金をなるべく抑えたい場合、リース料率が低くなるため契約年数が長いタイプを利用するとよいでしょう。

総合的に見て料金を比較することが大切であり、本体のリース料金と保守料金などのサービス料金を必ず確認しておくことがポイントです。

また、印刷枚数が少ない場合はスポット料金方式、多い場合はカウンター料金方式のほうがお得です。

>>コピー機・複合機のリース料金の相場まとめ

コピー機には自分で簡単に対処できるトラブルもある

コピー機は、コピーができない状態や電源を入れても作動しない場合を除いて、簡単に復活させることができます。紙詰まりはその代表例とも言えるトラブルで、わざわざ業者を呼ばなくてもその場で対処できます。紙詰まりが起こっている箇所を見つけ、紙を取り出すだけでまた動き出します。

コピーしたときに黒い線が入るような時も、簡単な掃除をするだけで解消できることがあります。原稿を読み取る部分であるADFのガラスに付いている汚れをやわらかい素材の布やクリーナーでキレイにするだけです。これで直らなければ別の異常が発生していると考えられるため、業者に点検を依頼しましょう。

かすんだり滲んだりしてうまく印刷ができなくなってきたら、それはインクの交換サインです。交換すればまた綺麗にコピーできるようになります。それでもまだうまくコピーできなければ、部品やシステムの異常が考えられるので、業者を呼びましょう。

リース契約をしていると保守点検を依頼できるため、万が一の場合でもすぐに修理してもらえます。

しかし、上記のように簡単なトラブルであればその場で治してしまったほうが業務を止めずに済みます。

>>コピー機のトラブル、リース先に電話する前にできる対処法は?

業務効率に差がつくコピー機の機能

リースする時に検討すべき内容として、そのコピー機・複合機の機能があります。有無によって業務スピードが格段に違ってくる機能を紹介します。

書類をホチキスで留めることが多ければ、「フィニッシャー」という機械の導入をおすすめします。

印刷するものが本や冊子が中心の場合、「見開き通りコピー機能」が便利です。でき上がった印刷物は2つ折りして中綴じすることで、まるで冊子のような仕上がりになります。最近では、その中綴じをまで自動でできるコピー機が登場しています。

原稿セット時に印刷イメージを見ることのできる「印刷プレビュー機能」も便利です。ミスコピーを減らすことで、コスト削減につながります。

スキャン機能の付いている複合機には、ファイルのデータ容量を小さくしてくれる「高圧縮機能」がついています。そのままメールに添付したり、保存場所の空き容量を節約したりすることができます。

他にも「ペーパーセキュリティ機能」で個人情報を守ることができるなど、今の時代に必要な機能をつけることができます。

>>コピー機・複合機リースの前に知っておきたい便利な機能

入れ替え時は違約金や残債に注意

リースの途中で入れ替えると、契約期間満了までの月額料金の支払い(残債)や、違約金が発生する可能性があります。もし入れ替え先が同じリース会社の場合、残債を新しい契約料金に分割して上乗せすることもできます。その場合は入れ替え時に大金を支払わずに済みます。

また、同じリース会社を利用したときは違約金が発生しません。リースしている機器のグレードアップが目的の時は、継続して同じリース会社にしたほうがお得でしょう。入れ替えの手続きもすべてリース会社が行ってくれます。

入れ替えで最新機器にすることで、便利な機能を使うことができるようになります。また、カウンタ単価の見直しにつながり、結果的に前のリース料金よりも安くなることもあります。交渉によっては、入れ替え前の月額料金よりも安く新型複合機を導入することもできます。

>>コピー機・複合機のリース契約途中で機器入替するときの注意点

5つのコスト削減方法でリース料金を抑える

コピー機をリースしたときに、節約してコストを削減する方法を5つお教えします。

  1. プロパティでカラー設定を「グレースケール」にして、白黒印刷を徹底。
  2. ページ集約機能を利用して1枚にできるだけ多くの印刷ができるようにする。
  3. 「PC-FAX」機能を利用してプリントアウトをせずにFAXのみ送信する。
  4. コピー機の印刷プレビューを利用しプリントミスをなくす。
  5. インク節約機能、もしくはそのためのソフトを導入してインク代を節約。
    クリーニング機能がついているとさらにインクを無駄にせずに済む。

印刷の頻度を減らし、リース本体料金以外の料金を安くできる方法です。日々意識することで実践できることもあれば、機能がついていなければ不可であるものもあります。

>>コピー機・複合機リースの料金を節約できる5つのコツ

保守契約を結んでおきたい理由4つ

保守契約はオプションの位置づけですが、高度であり高価な機械であるコピー機・複合機には必ずつけておきたいと思える契約内容になっています。また、その内容によっては結果的に料金面で得することもあります。その4つの理由を詳しく見ていきましょう。

  1. 精密機器であるがゆえに、気温や湿度によって影響を受けやすく、壊れやすい部分があります。定期的なメンテナンスはもちろん、トラブル時には専門家の点検が必要となります。
  2. 保守契約を結ぶと修理費用が無料である上、電話をすればすぐに駆けつけてくれます。故障のたびに高額な交換費用を支払う必要がなくなります。
  3. メンテナンスを定期的に行うことで、機械が長持ちしトラブルを防ぐことができます。
  4. 保守契約をするとついてくる無料部分が魅力的です。トナー料金が無料となるようなケースもあります。これはトナーの消費量が多いオフィスにはうれしいメリットです。

>>コピー機・複合機をリースするとき保守契約が大切な4つの理由

【免責事項】
オフィスで使用するコピー機・複合機のリースについて、役立つ情報を個人的にまとめたサイトです。当サイトに掲載している情報は、2016年2月現在のデータなので、問い合わせの際には、各リース業者の公式サイトで、必ず最新情報をご確認ください。

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