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コピー機・複合機のリース料金の相場まとめ

コピー機・複合機を導入する時、リースや購入、レンタルなどさまざまな方法がありますが、安く手に入れるにはどの方法がベストなのでしょうか。料金相場やメリット・デメリットを比較しながらご紹介していきます。

東京で複合機をリース!コピー機との違いはなに?

複合機のリース料と、コピー機のリース料には違いがありますが、そもそも複合機とコピー機の違いとは何でしょうか?

自分が本当に必要としているものはどちらかを把握するためにも、まずは複合機とコピー機違いを確認しておきましょう。

複合機にはコピー以外にも様々な機能が!

コピー機はコピーをするだけの機械ですが、複合機にはプリンターとしての機能やスキャナー、FAX機能などが付いています。

コピー以外の機能も複合的に持ち合わせた機械を複合機と呼んでいるわけです。しかし、最近は多機能化が進み、コピーしかできないコピー機はほとんどなくなったため、複合機をコピー機と呼んでいる方も少なくありません。

コピー以外にも様々な機能を1台でまかなってくれる複合機は、それぞれの機能を持った機械を個別に用意するよりもお得になることが多く、非常に効率的と言えます。そのため、コピー機ではなく複合機を取り入れているオフィスがほとんど。しかし、実はコピー機にもメリットがあります。では、複合機とコピー機にはそれぞれどのようなメリット・デメリットがあるのでしょうか?

複合機のメリット

複合機のメリットは、もちろん様々な機能を1台で行ってくれるということです。コピー機やFAX、スキャナーなど、様々な機械をそれぞれ準備すると、結局高くつく可能性があるだけではなく、オフィスのスペースも多く使ってしまいます。東京都内では、オフィスを持つにも高いお金がかかるため、オフィススペースを賢く使うことができる複合機は、非常にお得です。さらに、1台に集約されているためメンテナンスも簡単で、パソコンやタブレットなどと簡単に接続できる点も便利です。

複合機のデメリット

使い方によっては、複合機の機能が無駄になってしまうということが考えられます。リース料などもコピー機と比べて高いので、その他の機能を本当に使うのかどうかをよく検討しなければなりません。また、様々な機能を併せ持っているだけに、この一台が壊れてしまうと全ての機能が使えなくなる、という不便さがあります。

コピー機のメリット

コピー機は、リース料が安いことが最大のメリットでしょう。消費する電力も複合機より少ないため、ランニングコストの削減にもなります。費用面だけでなく、複合機と比べても本体のサイズが小さく、スペースを無駄に取らない点もメリットと言えます。また、コピー機能に特化したシンプルな機械であるため、コピーの性能は非常に良いとされています。

コピー機のデメリット

シンプルな機能はメリットでもありますが、デメリットにもなりえます。コピー以外の機能が必要になった場合、結局他の機械を用意したり、複合機に替えたりしなければなりません。余計な手間が増えますし、費用も多くかかってしまう可能性があります。

自分が必要としている機能をよく考えて選ぼう!

シンプルな機能のコピー機と、様々な機能が付いて便利な複合機。どちらにもメリットとデメリットがあります。両者のメリットとデメリットをよく理解し、どちらを必要としているのかをよく検討しましょう。

コピー機・複合機5種のリース料金相場と機能

コピー機・複合機を購入する時の本体価格は、平均50万円~60万円。平均5年でローン契約することが多いことから月々の支払額を算出すると、料金の相場は約8,000円~10,000円となっています。では、リース契約にした場合の相場はどのくらいになるのでしょうか。

ここでは、代表的なコピー機・複合機5種を挙げて、リース契約した場合の月々の料金・保守料金・機能で違いをまとめてみました。

シャープモノクロ複合機 AR-N182FG(4段/A3対応)

本体サイズはコンパクト。コピーはモノクロのみですが、1台にコピー・ファックス・プリンター・カラースキャナーを搭載した複合機です。複数のパソコンとコピー機を共有する機能「ネットワーク対応」は、オプションで追加することが可能。月間推奨印刷枚数は500枚未満なので、自宅ビジネスや小さなオフィスにおすすめの機種です。

リース料金 4,000円~8,000円/月
保守料金(色・黒) 30円~20円・8~3円/枚

シャープカラー複合機 MX-2514FN(4段/A3対応)

初めて業務用複合機を導入しようと考えている方におすすめのカラー複合機。ファックスはもちろん、カラーコピー・ネットワークプリンター・カラースキャナーを標準装備しています。オプションを追加すると、無線環境での利用も可能。ひと月の印刷枚数が500枚~8,000枚程度の事業所に向いています。

リース料金 7,000円~15,000円/月
保守料金(色・黒) 25円~20円・3.5~2円/枚

シャープカラー複合機 MX-3650FN(4段/A3対応)

月に3,000枚以上の書類を印刷する会社におすすめのカラー複合機。毎分36枚印刷できる「スピード印刷」と「無線環境対応」の機能を標準搭載しています。無線LANに接続することでプリントやデータ転送が可能。毎月1,000枚~12,000枚程度の印刷を行う会社におすすめです。

リース料金 12,000円~18,000円/月
保守料金(色・黒) 22円~20円・3~1.8円/枚

シャープカラー複合機 MX-4150FN(4段/A3対応)

カラー液晶タッチパネルで操作可能な、シンプルでわかりやすい複合機です。毎分41枚印刷可能な高機能に加えて、電源を入れてから印刷するまでの時間は10秒もかからないという高速印刷モデルタイプ。月間印刷枚数が2,000枚~20,000枚という作業でもストレスを感じさせることはありません。

リース料金 15,000円~23,000円/月
保守料金(色・黒) 20円~15円・2~1.5円/枚

シャープカラー複合機 MX-5150FN(4段/A3対応)

メーカーオリジナルのソフトウェアとの連携やファックスのデータを自動でメール送信してくれるペーパーレス機能が最大の魅力です。電源を入れてから、1枚目のコピーを輩出し終わるまでの時間はカラーでも5秒以下。ひと月の印刷枚数5,000枚以上の会社におすすめです。

リース料金 18,000円~25,000円/月
保守料金(色・黒) 15円~10円・1.5~1円/枚

コピー機・複合機のリース契約を行う際は、今現在の「月間印刷枚数」をきちんと把握することが大切です。また使用したい新機能に関しても調べておきましょう。ひと月の印刷枚数と機種の機能を見合わせながら数機種をピックアップ。それぞれの見積もりをリース会社に出してもらって比較するとよいでしょう。

リースとローン購入、長期スパンで考えるなら断然リース

コピー機・複合機をリースした場合、ローンで購入した場合では、長い目でみるとリースが割安になります。リースを選ぶことによって、どれくらいコストダウンが図れるのでしょう。ここでは、具体的な数字を出しながらシミュレーションしていきます。

A社が、新品のシャープカラー複合機「MX-2514FN(4段)」を6年契約でリースしたとしましょう。月々の本体リース価格は6,000円~7,000円。保守料金はモノクロプリント1枚につき1.5円、カラープリント1枚につき15円で契約しました。

A社の平均月間印刷枚数は、200枚です。調べてみると、モノクロ180枚、カラー20枚。また、1カ月を20営業日とし、本体リース価格6,000円で計算してみます。

6,000円+11,400円{(1.5×180+15×20)×20営業日}=17,400円

よって、リース代金の合計は17,400円です。

同じカラー複合機MX-2514FN(4段)の新品をローンで購入したと仮定して計算してみましょう。

本体価格は64万5,800円。リースと同じ期間、6年で分割払いしていくと、

645,800円÷72カ月=8,969円

約9,000円になることがわかります。ローン利率を2パーセントとして加算すると、約9,200円。よって、1カ月に支払う本体料金は、約9,200円です。

ここに、毎月の消耗品であるトナー代も加算。黒・イエロー・マゼンタ・シアンはすべて同じ価格で、1本11,900円です。黒は月1回、カラーは3カ月に1回の交換が必要であると想定すると、

11,900+(11,900÷3)=15,866円

となり、1カ月のトナー代は約15,900円と算出することができます。ひと月の本体ローン支払金+ローン利率9,200円に、一か月分のトナー代15,900円を合算してみると、

9,200円+15,900円=25,100円

同じ新型複合機なのに、月々の支払金額は25,100円になってしまうのです。

ひと月のリース料金 17,400円

ひと月のローン料金 25,100円

ご覧のように、リースとローンでは、月々7,700円も差額が生まれることがわかります。

リースの方が7,700円もお得なのです。この差額は12カ月で92,400円、6年間で50万円以上にも膨らみます。

ローン購入の場合、万が一故障してしまった時にさらに修理費がかかることも考慮しなければなりません。ちなみに、修理費の相場は1回15,000円です。

リース契約にはメンテナンス代金も含まれていますし、修理も迅速に対応してくれることを考えると、リース契約は非常にお得であることがわかります。

もっともお得なのは?リース・購入・レンタルを比較

コピー機・複合機を購入する際、「リース」「購入」「レンタル」、3つの方法があります。なかでも、「リース」がおすすめです。なぜリースがお得なのかをまとめました。

少ない初期費用で最新機種を使用できる

新規事業を立ち上げる時に、最初の設備投資としてコピー機・複合機を一括で購入するとなると、一度に多額の資金が必要です。立ち上げに多くの資金が必要な会社からすると、コピー機や複合機を購入した場合、最初から大きな支出となります。リースなら「月々の分割払い」なので、少ない費用で最新のコピー機・複合機を導入することが可能です。大きな支出を出さずに済みます。

事務・税務処理を簡単に済ませられる

リースは、会計上の事務処理や税務処理が非常に楽。月単位の支出になるので金額が把握しやすく、会社の経費として全額処理できます。

しかし一括購入の場合は、自己所持物に値するため、減価償却や固定資産税が発生。リースにすることで、面倒な税務手続きが事前に回避できます。

長期スパンで使用すると料金が割安になる

レンタルは、契約期間が最短1日~最長3年までと、短期間で使用したい人に向いています。しかし、レンタル会社の在庫から選ぶことしかできないので、リースのように新機種を選ぶことはほぼ不可能。また月額レンタル料金も、リース料より割高になってしまうことが少なくありません。レンタルする期間が短ければ短いほど、さらに割高になってしまうため、ある程度の従業員を抱えた会社には不向きでしょう。

保守契約は万が一の時にも安心

リースの場合、たいてい保守契約に加入するようになっています。保守契約に加入すると、修理費・トナー代は無料。またスタッフが定期的に点検しに来てくれますし、万が一故障した際も、スタッフが迅速に対応してくれます。

一括購入の場合、メンテナンスを行ってもらうのに、その都度こちらから申し込まなければなりません。そのたびに修理業者に頼るとなると、時間と手間がかかります。リース会社のように迅速な対応ができないため、「故障してから修理するまでに3日もかかった」という話も。1回の修理代金は、平均15,000円と安くはありません。

このように、月々に印刷する合計枚数や使用頻度を算出した上で、業務効率化・長期的な視点でコスト削減を考えるなら、やはりリースが割安と言えるでしょう。

コピー機・複合機のリース料金を安く済ませる方法は?

長期的視野で考えると、とてもお得な「リース」であることがわかりましたが、コピー機・複合機のリース料金をさらに安くするには、どのようなポイントに留意するべきなのでしょうか。

本体リース料金と保守料金の設定を見極める

最近は業界の価格競争が激化していますが、おかげで以前より新型複合機を安くリースできるようになっています。しかし一方で、価格設定が複雑になり、消費者側からすると理解しづらいかもしれません。業者によっては、本体リース料金を安くする代わりに、保守料金や他サービスの料金を高く設定している場合もあるので、注意深く価格を比較することが必要です。本体リース価格と保守料金2つの数字をきちんと把握した上で、リース会社に値段交渉してみてもよいでしょう。

保守料金の契約方式を見直す

保守契約の契約方式を見直すと、リース料金が安くなる可能性があります。場合によっては、1枚コピーするごとに算出される「カウンター料金」方式より、必要な箇所だけメンテナンスを行うことができる「スポット料金」方式を選択した方がコストダウンにつながるかもしれません。従業員が5~10名など多くなく、月間印刷枚数が少ない会社であれば、印刷枚数で料金が高くなっていくカウンター料金方式より、スポット料金方式を検討してみましょう。

購入前に支払計画を立て、上手に月々の支払額を決める

コピー機のリース契約期間はおよそ5年と言われていますが、支払期間を長く設定した方が月々の支払額は安くなります。逆に、トータルのコストを安くしたい場合は契約期間を短くするべきです。 3年契約と6年契約だと、1カ月の支払額に半分以上の差が出てきます。一度契約してしまうと変更が利かないこともあるので、契約前にしっかり支出計画は立てましょう。

多くの見積もりを取って、他店と比較し値段交渉する

できるだけ多くの販売代理店から見積もりを取りましょう。1社だけではなく、できるだけ複数の販売代理店から見積もりを取ることがポイントです。気になるコピー機・複合機があれば目星をつけ、他店と比較。価格に差があれば、どういう点でこの料金差が生まれたのか問い合わせてみましょう。また、いつも利用している販売店が高ければ、他店の見積もりを提示して値段交渉をしてみるのもいいかもしれません。

【免責事項】
オフィスで使用するコピー機・複合機のリースについて、役立つ情報を個人的にまとめたサイトです。当サイトに掲載している情報は、2016年2月現在のデータなので、問い合わせの際には、各リース業者の公式サイトで、必ず最新情報をご確認ください。

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