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コピー機・複合機をリースするとき保守契約が大切な4つの理由

保守契約とは「トラブル時の修理やメンテナンスの契約」

業務用コピー機や複合機をリースする際の保守契約とはどういったことを行うものなのか、確認しておきましょう。

保守契約とは、リースしているコピー機や複合機を専門家が定期的に来てメンテナンスを行ったり、トラブルや故障が起こったときに修理を行ってくれる契約のことを指します。

保守契約をするとリース代のほかに保守の部分にも費用は掛かりますが、万が一の際にないとかなり困るものなのです。

リース時は保守契約が大切! 4つの理由

1. コピー機・複合機は精密機械! 急に壊れることも

業務用のコピー機や複合機は100万円を超えるものが当たり前の、大変高価な「精密機械」です。 精巧にできているため、「壊れることなんて滅多にないのでは?」と思っている方もいるかもしれませんが、不測の事態で急に故障してしまうこともあります。

特にドラムユニットとも呼ばれる感光体ユニットや定着ユニットといった部分は故障することが多いようです。

気温の変化や湿度の具合によって影響を受けることもあるようで、急に紙詰まりを起こしたり、きれいに印刷できなくなることも。そんなときも保守契約を行っていればすぐサポートしてもらえるので安心なのです。

2. 迅速に対応してくれる専門スタッフと無料の修理費用

業務用のコピー機・複合機は一般的には耐用年数は「5年」とされています。リース契約では5年あるいは6年といった契約が多いですが、耐用年数を超える前に不具合が起きないとは言えません。

使い方によっては問題が起こるケースもあり、エラーコードが出てしまったら専門知識がない人が触ると余計にトラブルを増幅することにもなりかねません。

ですがこういった場合も保守契約さえしていれば、コールセンターなどに連絡すればすぐに専門スタッフが対応してくれます。

機械が苦手なスタッフが多い職場などはよりこの保守契約が必要ですし、修理の費用が無料となる契約にしておけば、故障しても結果的にコスト的には助かることになります。

例えばドラムユニットが壊れ交換した場合などでは、修理交換費用は軽く20万円を超えてきますので、保守契約をしておくほうがお得です。

3. 普段からメンテナンスしていると長持ちする

保守契約を行っていると、故障や機械トラブルが起きたときだけ駆けつけるのではなく、普段から定期的に専門スタッフがコピー機や複合機の様子を見に来てくれ、メンテナンスを行ってくれます。

定期的にメンテナンスを行うことでトラブルや故障が未然に防げることにもつながりますので、印刷が急にできなくなって業務に支障をきたすリスクも無くせるのです。

普段から状態をマメに見てもらえることで、導入したコピー機や複合機がスムーズに使え、長持ちすることになります。

4. 保守形態によってはトナーが無料になることもある

保守形態は契約する業者によって違いがありますが、一般的には「修理費無料」のものが多く、あとは「カウンター料金」の有無や中には「トナー料金が無料」といった契約もあります。

お使いの機種や印刷のボリュームなどによってもどの契約がよいかは異なりますし、保守料金の予算も考慮する必要はあるでしょう。

支払方法も毎月の契約や都度支払といったものがありますので、オフィスにあった保守契約をすることで業務もスムーズに進められます。

コピー機・複合機リースの4つの保守契約

コピー機

コピー機・複合機リースの保守契約には、「カウンター保守契約」「キット保守契約」「スポット保守契約」「年間保守契約」の4つがあります。

ここでは、4つの保守契約の内容とそれぞれのメリット・デメリット、どのような場合におすすめかをご紹介します。

1.カウンター保守契約

最も一般的な保守契約で、全体の8割ほどがこのタイプです。

カウンター保守契約は、基本料金に印刷した枚数分だけの使用料を毎月支払うことで毎月定期的メンテナンスを受けられる契約で、修理やトナーも全色無料です。

契約期間を満了した際に自動更新されますが、解約はいつでも可能。ただし、解約すると再契約できなくなるので注意が必要です。

【メリット】

  • 月間枚数が多ければ多いほど、ランニングコストが抑えられる
  • メンテンス、修理、トナーが無料
  • 部品やパーツも基本的に無料(内容によっては料金がかかる)

 

【デメリット】

  • 契約した時期、契約した販売店により、大きく金額が異なる
  • 黒とカラーでも販売店により代金が異なるので、印刷内容を把握し、販売店の金額を確認する必要がある
  • 月間印刷枚数が少ない場合、割高になりやすい
  • たとえその月は一度も使用しなくても契約当初定められた基本料金は必ずかかる
  • 大抵の場合、紙の代金は含まれない

 

【こんな場合におすすめ】
ある程度の枚数を使用する場合、トナーも無料なのでカウンター保守はおすすめです。コピー機の修理には数万円費用がかかることが多いので、万が一の故障の際カウンター保守契約なら大きな出費を避けられます。
逆に枚数が少ない場合は基本料金次第ではかなり割高になってしまうことも多く、枚数が少なければトナーが無料であるメリットもあまり実感できないでしょう。

2.キット保守契約

キット保守契約では、特定のトナーを購入し、そのトナーを使用している際だけ修理費が無料になります。

料金の支払いはトナーを購入するときのみで、契約の更新は必要なく、そのトナーを使用している間、最大5年は保守契約期間となります。

【メリット】

  • トナーがある間、最大5年は保守契約中なので修理は無料
  • コピー機の本体は比較的安価

 

【デメリット】

  • トナー料金は機種にもよるが、1本3.5万円~7万円程度と高い
  • 他のトナーを使用した場合は、無償修理はしてもらえず、トナーは汎用品のみ
  • 定期的な点検、メンテナンスのサービスはない
  • 基本的にはモノクロ機しか適用されていない(一部例外もある)
  • 大量の枚数を印刷する場合、カウンター保守と比べてかなり割高になる

 

【こんな場合におすすめ】
目安として1日20枚以上印刷する場合は、割高になってしまうため、おすすめできません。それ以下の枚数で、カラーは印刷しない場合のみ選ぶようにしましょう。
カウンター保守ではもったいないと思えるほどの枚数しか印刷せず、長い期間、枚数は少ないけれど、ちょこちょこと使用したい場合はキット保守契約のほうが便利でお得かもしれません。

3.スポット保守契約

トナーなどの消耗品はすべてその場での実費支払いになり、修理費は有料です。

基本料金など毎月継続的に必要な費用はありません。

契約期間は特になく、期間にかかわらず自由に使用可能です。

【メリット】

  • 消耗品のみの実費支払いで済むため費用が最低限で収まる
  • 毎月継続的な費用は必要ない
  • 期間を気にせずに利用可能

 

【デメリット】

  • 万が一故障した場合、修理が必ず発生し、かなりの出費になる可能性がある
  • 故障の場合、どれだけの修理が必要かは修理後でないと不明
  • カウンター保守契約と比較すると印刷単価は割高であるため、印刷枚数が多い場合はコストがかかりすぎる
  • ほとんどの場合、中古品のみに適用される保守であり、対象機種が少ない

 

【こんな場合におすすめ】
当面必要なコストが消耗品のみ実費での支払いであるため、とても手軽な保守契約です。
継続的な支払いがないため、一見すると一番安く済むようにも思えますが、ランニングコスト、故障のリスクを考えると、場合によってはかなりの費用が発生するので注意が必要です。コピー機・複合機の修理は、数十万円かかることもあり、新しく買い換えたほうがよかったということも考えられます。
とりあえず短期間使用できるようにしたい、ずっと使ってない期間もあるけど、時々使用したいといった場合のみおすすめと言えます。

4.年間保守契約

キャノンの製品のみが対象で、キャノンと直接契約します。

基本料金をキャノンに支払い、修理の際にのみ対応してもらえます。契約期間は最大5年で自動更新も可能です。

トナー料金など消耗品については実費での支払いとなり、純正品以外に市販品も使用できます。ただし、純正品以外のトナーを使用して故障した場合は、保守契約対象外となり無償で修理してもらえません。

この保守契約はキャノン製品を購入した際は1年間無償で付与されます。

【メリット】

  • 契約しておくことで万が一の故障の際はいつでも無償で修理してもえる
  • 基本料金以外の出費はそのとき必要な消耗品の代金のみ
  • 契約期間の自由度が高い

 

【デメリット】

  • トナーが有料なので、印刷枚数が多いと割高になりやすい
  • 純正品以外のトナーを使用した場合、契約していても有料修理になる
  • キャノン以外の製品ではこの保守は存在しない

 

【こんな場合におすすめ】
年間保守契約は他の家電製品とほぼ同じような保守契約と言えます。
定期的なメンテナンス、トナーが無料といったことはありませんが、故障した場合は無償で修理してもらえます。
しかし、トナーは比較的高価な純正品のみという縛りがあるので、特にカラーでの使用だと印刷単価は高くなってしまい、ランニングコストが割高に。
ただ契約期間の自由度が高いので、少ない枚数を時々使用したいけど、故障が心配といった場合はおすすめと言えます。

保守契約は使用頻度、使用枚数、印刷カラーで判断を

4つの保守契約の中で最も手厚いのは、保守契約全体の8割を占めると言われている「カウンター保守契約」です。毎月の基本料金という出費がある分、トナーなどの消耗品が無料で提供され、定期的なメンテナンス、無償で修理をしてもらえます。この保守に入っていれば、どんな場合でもとりあえず不安はないと言えるでしょう。

ただし、一時的に使用したい、極めて少ない枚数を印刷したい、時々使用したいといった場合は、この毎月の基本料金が高いと感じられる場合も。

その場合は、特定のトナーを購入して修理費は無料になる「キット保守契約」、消耗品を購入することでとりあえず使用可能となる「スポット保守契約」、一定の料金を支払い無償修理してもらえる「年間保守契約」を考えてみるのもよいでしょう。

ただし、カウンター保守契約以外の場合はすべての機種ではなく、特定の条件で結べる契約なので、そもそも契約できないということもあります。

キット保守契約の場合、カラー機種はほとんど不適用です。カラー機種が必要な場合はこれ以外の保守に入ることになります。

【免責事項】
オフィスで使用するコピー機・複合機のリースについて、役立つ情報を個人的にまとめたサイトです。当サイトに掲載している情報は、2016年2月現在のデータなので、問い合わせの際には、各リース業者の公式サイトで、必ず最新情報をご確認ください。

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