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【特集】コピー機で行うマイナンバーのセキュリティ

マイナンバー制度と複合機・コピー機のセキュリティについて説明しています。

マイナンバーっていったい何?

2016年より、企業でもマイナンバーの対応が本格的に導入され始めました。社会保険等の手続きにおいて、マイナンバーの対応を行うことが義務付けられています。

しかし、一部ではマイナンバーの情報漏洩や悪用が懸念されており、企業は厳重な安全管理を行うことが求められているのです。

そのためにも、マイナンバーは正しい知識を持って取り扱う必要があるのです。

マイナンバーの概要

平成27年10月から通知された国民1人につき1つのナンバーで、社会保障・税・災害対策などを、効率よく管理するためのものです。また、存在する個人の情報が、同一人物であるか確認するためのものでもあります。

この数字は、国が国民を管理しやすくするためのものなので、変更することは生涯にわたって不可です。それに、重要な個人情報でもあるので、他の人に見せるのも禁物です。

重要な個人データが詰まったマイナンバーは、企業内で厳重に対策を立てるのが必須となります。

どんな形態の企業でも、法で定められた社会保障や税関連の手続きを行う際、マイナンバーを取り扱うからです。社会的に重要なデータである分、罰則規定も厳しめに設けられています。

仮に、社内の誰かがナンバー情報を外部に漏らした、あるいは正当な理由なくナンバー情報を第三者へ提供したとします。その場合の処罰は、当人だけでなく雇用主の企業にも法的な責任が問われ、重い懲役刑・罰金刑の両どちらか、あるいは両方課せられます。

そのため、企業内でのマイナンバー対策では、対象となる業務の洗い出し。社内規定の整備や、ナンバー情報収集者への周知を徹底して行いましょう。

注意!複合機・コピー機から個人情報が漏えい

マイナンバーのイメージ画像

マイナンバー制度が本格始動となり、事務作業が増え頭を抱えている企業担当者も多いのではないでしょうか。

そんななか、会社が所有している複合機やコピー機もマイナンバー制度と大きな関わりがあることにお気付きでしょうか?

例えば、関係機関に提出する各種書類を作成するうえで、マイナンバーの記載されている「通知カード(または個人番号カード)」や免許証・パスポートなどの「本人確認カード」をコピーまたはスキャンするため、複合機やコピー機を利用していると思います。

そう、複合機・コピー機はいま「個人情報の集積地」となっているのです。

一方、これらの機器はパソコンやネットワークなどあらゆるところにつながっています。セキュリティが甘い会社ならともかく、強固に管理している会社でも、何ら対策が取られていない複合機やコピー機を使うことで、漏えいするリスクがアップします。

現に最近でも、大学で使っている複合機・コピー機がセキュリティ対策を取っていなかったがために、外部から容易に閲覧できる状態にあったというニュースがありました。
皆さんの使っている機器は大丈夫ですか?

マイナンバーを正しく管理するために

通常、ネットワークとつながっている複合機やコピー機には、外部から閲覧できないよう「ファイアウォール」などの通信遮断装置や、パスワード設定をするのが一般的かと思われます。

ただ、これらを使うことで業務に支障をきたすような企業もあるでしょうし、念には念をと、さらに強化したい方もいらっしゃるのではないでしょうか。

実は、複合機・コピー機のメーカー各社からは、マイナンバー対応の機器が順次発売されています。

こうした状況のなか、高額の複合機・コピー機をリースという方法で導入するのが、もっとも柔軟な方法だと思います。

マイナンバーだけでなく、個人情報や機密情報が増えているなかで、複合機・コピー機のセキュリティ強化は必要不可欠でしょうから、最新機種の導入をぜひ検討してみてはいかがでしょうか。

機械だけに頼らず人の手でもできる対策も重要!

マイナンバー対策を立てる場合、様々な視点から対策を立てるのが重要です。個人番号を守るために、コピー機の特性や普段から取るべき対策方法を知っておきましょう。

人の手で行うマイナンバー対策

マイナンバーの情報漏洩を防ぐために、コピー機の変更が有効策。

最近のコピー機は、スキャンの度にデータを蓄積ではなく上書きするのと高度なセキュリティ性能を有するタイプが多いので、外部にデータが漏れる心配が少なめです。また、技術的な面に頼るだけでなく、人的・物理的・組織的な対策をバランスよく構築するのも大切です。

対策を立てる際に知っておくべきポイント

  • 組織が安全を保証しているか
  • 基本的な方針がしっかりしているか
  • 物理的な安全管理に問題ないか
  • 技術的な安全性の高さ

自社のセキュリティ面での心配は、数多くあることでしょう。まず基本的なこととして、個人情報の漏洩をさせないための方針を知っておかねばなりません。

この取り組みが甘ければ見直しが必要です。個人情報の安全性を保証することも大切ですし、物理的な技術を駆使した安全確保も重要です。

特に、ネット経由での情報抜き取りに気をつけなければいけないので、徹底してセキュリティ強化をしましょう。原始的な方法なら、必要時以外ではネットワークに接続させないために、ケーブルを抜いておくのがおすすめです。

コピー機の使用頻度が高いなら、ファイアーウォール経由で許可を得た通信だけに絞るといった対策も有効です。

技術面で心配であれば、専門的な知識を持った人にセキュリティを強固にしてもらうプログラムを作成させるのも手です。ネットワークに精通した人材確保が難しい場合は、外部の業者に頼るのもアリです。

時には外部の力が不可欠

重要なマイナンバー対策とは言え、いくら企業でも専門外の部分は数え切れない程出てきます。特に、ネットのセキュリティ面では表面的な知識や、つぎはぎの知識が役に立たないことも多々あります。大切な情報を守るためには、その道のプロに任せることが大事なのです。

コピー機でいえば、リース契約専門業者対策を依頼するのもひとつの手です。業者が扱っているマイナンバー対策ソリューションに頼れば、様々なサポートが受けられるので、時間や労力的な負担が軽減します。

【免責事項】
オフィスで使用するコピー機・複合機のリースについて、役立つ情報を個人的にまとめたサイトです。当サイトに掲載している情報は、2016年2月現在のデータなので、問い合わせの際には、各リース業者の公式サイトで、必ず最新情報をご確認ください。

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