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違いを比較!リースと購入とレンタル

複合機・コピー機をリースした場合と新品・中古品を購入した場合、レンタルした場合の違いについて、メリット・デメリットの観点から解説します。

目次

コピー機をリースするメリットとデメリット

メリット

  • 初期費用が安い
    自分で購入するわけではなく、リース会社が代わりに購入するため、初期費用は大きく削減できます。場合によっては初期費用がゼロになることも。資金の工面が厳しいオフィス立ち上げ時には、とてもお役立ちです。
  • リース代が経費で落とせる
    リース料は会社の経費として全額処理することが可能です。月額料金が固定されているため、減価償却費や保険料、支払利息などの計算による事務処理手続きが軽減できます。
  • 固定資産税の納入が必要ない
    リースした機器は自己名義の資産ではないため、固定資産税の支払い義務は生じません。また、最終処分費用も名義人であるリース会社の負担になります。

デメリット

  • 原則途中解約をすることができない
    リース契約は、通常5年や6年といった期間契約になります。中途で解約をする場合には、違約金を支払うか、残りの支払い予定分を一括で納入しなければなりません。
  • 契約期間が終了すると機器はリース会社のものになる
    リース会社名義の機器を月々の利用料で借りている、という形を取るため、利用期間が満期になれば、機器は名義人、つまりリース会社のものになります。続けて使用したい場合は、リース期間の延長契約を結ばなくてはなりません。

中古コピー機を購入するメリットとデメリット

メリット

  • ランニングコストは消耗品のみ
    初期費用は高額になりますが、リース料は発生しないためランニングコストはトナーやカートリッジ、用紙といった消耗品のみです。
  • 機器の所有権は自社(自分)にある
    新品・中古品ともに、購入した場合は自分名義・会社名義の所有物となります。一方、リースの場合は、リース会社名義の物件となります。使用しなくなった場合には、転売することも可能です。

デメリット

  • 初期費用が高い
    初期費用は高額です。独立や開業など、何かと資金が必要な時期には購入費用が工面できないことも多くあります。
  • 減価償却などの煩雑な事務処理がある
    10万円以上の機器の場合は、固定資産税にからむ減価償却の事務処理が必要になります。
  • 機器を処分する際に費用がかかる
    自己所有になるので、機器を処分するときの費用も、当然自己負担になります。

中古コピー機購入とリースの違い

コピー機の中古購入とリースには、大きな違いがあります。初期費用の違いもありますが、リースは費用を経費で落とせたり、固定資産税の支払い義務が発生しません。ただ、所有者はあくまでリース会社となっているため、長期的に使用する可能性がある場合は、契約延長について情報を仕入れておく必要があります。

中古で購入するメリットは所有者が自社になること。もし購入代金を抑えるためにあちこち探し回る余裕があるのなら、中古品の購入を検討してみても良いでしょう。

ビジネス上のリスク管理としてリースを選ぶ

リースが購入と異なる点は、上記のように様々です。なかでも、初期費用が掛からずレンタルよりも安く抑えられるという点がリース最大のメリットといえます。

コピー機・複合機の導入は、オフィス立ち上げ時など、資金的に厳しい時期に重なることが多いでしょう。一括で支払っても余裕があるというのであれば、購入という選択肢もあります。しかし、未来のビジネス展開が未知数である以上、十分な資金があったとしても、リスク管理の一環としてリースを選択する人が多いのが現実です。

コピー機・複合機のリースと購入の年間費用を比較

コピー機や複合機はオフィスには必須ですが、リースにすべきか購入すべきか、悩むことが多いものです。ここでは実際にコピー機や複合機を「リースにした場合」と「購入した場合」の年間費用を比較し、どちらがよいか考えてみました。

コピー機・複合機の新品の価格

まずオフィスに必要なレベルの業務用コピー機・複合機の新品購入価格をいくつか確認してみました。

  • 【シャープ社の新品でのメーカー参考価格】
シャープ MX-2310F 1,410,000円
シャープ MX-2640FN 1,387,800円

新品ですと、おおむね本体だけで100万円~150万円ほどはするということですね。さらに設置してもらうにも別途数万円ほど設置費用というものがかかります。

コピー機・複合機を購入した場合の年間費用

次にコピー機や複合機の耐用年数から年間の費用を考えてみましょう。

コピー機や複合機の耐用年数は「5年」と言われています。とはいえ新品の機種が5年経ったらすぐに壊れるとは現実的には思えませんし、リースの場合は「6年」というものが多いため、そこに合わせて比較してみました。

上記機種のコピー機・複合機を購入し6年使用した場合、本体のみの年間費用を算出するとこのようになります。

  • 【シャープ製品を新品購入の場合の本体のみの年間コスト】
シャープ MX-2310F 235,000円
シャープ MX-2640FN 231,300円

もちろんコピー機や複合機を実際に使うと、トナーや用紙などが必要ですから、実際に使った場合にかかる費用はそれら消耗品のお金も考えておく必要はあります。

また今回はしっかり6年は機械が動いてくれた場合で考えていますが、6年を待たずに故障した場合はその修理費用や、買い替えた場合はさらに多くコストがかかることも認識しておくべきかもしれません。

コピー機・複合機をリースした場合のコストは?

それではこれら参考に挙げたコピー機・複合機をリースした場合にかかるコストを確認してみましょう。なお、価格についてはあくまでも目安です。会社によって差はあるとお考えください。

  • 【A社の6年リースの場合の年間価格】
シャープ MX-2310F 112,800円(月額9,400円)
シャープ MX-2640FN 153,600円(月額12,800円)

いかがでしょうか?全く同じ機種を新品で購入、リースした場合でフラットに6年使用すると考えると、圧倒的にリースのほうが低コストで済むことが分かりますね。

その他のコスト「カウンター料金」「保守費」

コピー機・複合機は実際に使うとトナー代や用紙代がかかりますが、これらは購入の場合もリースの場合も同様にかかってきますので割愛します。

リース契約の場合については、本体のリース代だけでなく、契約によって「カウンター料金」「保守費」がかかるケースがあります。カウンター料金については、例に挙げた機種の場合でおおよそ相場は以下のような金額となっています。

  • 【一例】
カラー 15円~     1000枚で15,000円~
モノクロ  2.5円~     1000枚で 2,500円~

ただし契約によってはカウンター料金や保守費を含めた契約もあるため、そのような契約ができ、購入の費用より安ければ購入するよりリースのほうが低コストでの導入ができる、という結論になります。

購入か?リースか?長い目で見て「リース」に軍配!

コピー機や複合機は日を追うごとに進化するものです。いったん購入してしまうと、できるだけ長く使おうとするので、古く使い勝手が悪くなった機械で我慢することにもなります。いっぽうリースですと、期間ごとに新たな機械に入れ替えることになりますので、最新の機種が使えて、よりスピーディに作業が進み仕事の効率もアップします。

購入の場合は100万からの費用が一気に出ていくことになりますが、リースは月額払いで費用の負担感も少なく、税制的にも損金扱いにもなるため、何かとメリットが大きいと言えます。

ただし、リースの場合契約内容により保守費やカウンター料金がかかるケースがあるため、この部分が実際に年間いくらかかるのをリース会社に確認した上で、どちらにするかを決めるとよいでしょう。

コピー機をレンタルするメリット・デメリット

メリット

  • 短期貸し出しが可能

リースは基本的に年単位の契約が多いのに対して、レンタルは数日から利用ができるケースが多い傾向にあります。例えば選挙事務所のように、期間限定で利用する場合はレンタルのほうが良いでしょう。

  • 固定資産税がかからない

コピー機の所有権が会社(法人)になると減価償却・固定資産税が発生しますが、コピー機をレンタルする場合の所有権はレンタル会社にあります。減価償却・固定資産税などの税金が発生しないため、節税対策になるのです。

  • 審査がない

コピー機のリースには大抵審査がありますが、レンタルは審査なしで契約できることがほとんどです。本体の値段がやや高めの業務用のコピー機が必要なスタートアップ企業にとって、審査なしでレンタルできるのは大きな魅力でしょう。

デメリット

  • 初期費用が発生する

コピー機をレンタルする場合、レンタル費用とは別に搬入・搬出費用がかかることがあります。特に2階以上のビルオフィスの場合、1階から搬入できなければクレーンを使って搬入することになるため、思わぬ出費となるでしょう。

  • レンタルモデルの機種が古い

コピー機のレンタルは、レンタルできるコピー機のモデルのバージョンが古かったり、中古品であることが多いようです。レンタルなので、当然他の企業でも使われているコピー機です。新品と比べると、メンテナンスされていたとしても故障のリスクがぬぐえません。

  • 機種の選択肢が少ない

レンタルできるコピー機の種類は限られています。レンタル会社にもよりますが、コピー機のメーカー・性能・設備にこだわりたい場合、既にほかの人にレンタルされていることが多く、理想のコピー機をなかなか見つけられないかもしれません。

そもそもコピー機の「リース」と「レンタル」の違いって?

「リース」と「レンタル」のどちらも、コピー機の所有権は貸し出している会社にある点は同じです。細かな違いについて解説いたします。

【リース】

  • 借りられる期間が比較的長い(最長5~6年)
  • 途中解約は基本的にできない
  • 初期費用がかからないケースが多い
  • 選択できるコピー機の種類が多い

【レンタル】

  • 借りられる期間が比較的短い(最長でも2~3年)
  • 途中解約が可能
  • 搬入費用が別途発生するケースがある
  • 選択できるコピー機の種類が少ない

会社でコピー機を使用する場合、中古品を購入したりレンタルするよりもリースをおすすめする理由を5つまとめています。

その1:初期費用を削減できる

会社を新しく立ち上げるときに気になるのは、やはり資金繰り。利益がまだ出ていない状態なら、できる限りコストを削減したいところです。リースの場合、レンタルするとかかる搬入等々の初期費用を抑えられます。また、購入した場合に発生する減価償却や固定資産税もリース会社が負担してくれます。

その2:低コストで良い機種が導入できる

レンタルでコピー機を使用する場合、人気の機種が既にレンタルされていたり、そもそも取り扱われていなかったりするケースが多いもの。中古品を購入する場合も選択肢は限られてしまいます。

リースの場合、最新の機種を取り扱っていることもあり、欲しい機能が搭載されているコピー機をリーズナブルに導入できる可能性が高いのです。

その3:長期利用を視野に入れるとリースのほうがお得

レンタル・リース共に会社によって料金プランが異なりますが、レンタルは利用期間が短いときのほうがお得です。もし2年半以上コピー機を使用する予定であれば、リースを選んだほうがランニングコストを抑えられるでしょう。

その4:動産総合保険が適用される

動産総合保険とは、契約しているオフィス用品が故障・損失したときの損害費用を保険会社が保証してくれる保険です。火事や盗難にも対応しているので、本体価格が高いコピー機にはつけておきたいところ。ほとんどのリース会社は動産総合保険を用意しています。そのため、万が一の事態が起きたときに保証してもらえるでしょう。

その5:保守サービス費用を抑えられる

保守サービスとは、コピーの定期メンテナンス・故障の出張修理・トナーの補充などを行ってくれる月額サポートのことです。紙詰まりやコピー機の不具合にも対応してもらえるサービスになります。コピー機のリースは保守サービスが安くなるケースが多いため、経費削減につながるのです。

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オフィスで使用するコピー機・複合機のリースについて、役立つ情報を個人的にまとめたサイトです。当サイトに掲載している情報は、2016年2月現在のデータなので、問い合わせの際には、各リース業者の公式サイトで、必ず最新情報をご確認ください。

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