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コンサルティングをしてくれるか

複合機・コピー機リース会社の一部で提供している「コンサルティングサービス」について解説しています。

自社に適したコピー機を選んでくれる

複合機・コピー機リース会社のなかには、単に機器のリース契約をするだけでなく、様々なサービス対応を行ってくれるところもあります。

例えば、多くのメーカー・機種がある複合機・コピー機の中から自社に最適なものを選ぶとき、そのアドバイスをしてくれること。

もちろん、どの会社でもアドバイスはしてくれますが、なかには高い商品を売りつけようとする営業マンもいるようです。

とりわけ、料金が高いことから他社へ乗り換えを検討されている方は、コストアップしている原因を説明してくれ、月の印刷枚数や本当に必要な機能などを見極めたうえで、リース料金を最適化するアドバイスや商品を選定してくれる会社を選ぶといいでしょう。

IT関連の疑問に応えてくれる

リース会社で扱う商品には、拡大縮小機能、両面印刷、カラー印刷、FAX送信、スキャナ読込、データ転送といった機能は、ほぼ搭載されています。

加えて、最近の複合機・コピー機には、オフィス環境のIT化に対応するため、無線LANルーターなどでパソコンやタブレットとつなげることが可能な商品も多くなっています。

複合機・コピー機は、多様なニーズに応えるため進化する一方、複雑すぎて「使い方がわからない」、「設定すらできない」と悩んでいる方も多いのではないでしょうか。

こうした課題や疑問に対して、明確に応え、柔軟に対応してくれるリース会社も選ぶときのポイントです。

例えば、1台の複合機に複数のパソコンから出力できるように設定するとき、あるいはスマートフォンなどのタブレットから印刷できるよう設定するときなど、フレキシブルに対応してくれるところのほうが、安心ですよね。

また、最近ではマイナンバー制度の運用開始によって、複合機・コピー機のセキュリティが心配な方も多いのではないでしょうか。こうした点についても、しっかりフォローしてくれるような会社を見極めて選ぶこともポイントのひとつですよ。

業務の効率化を考えてくれる

コピー機の導入を検討するときに大切なことは企業が「業務の効率化を考えて提案」をしてくれるかどうかが重要です。また、どんなコピー機を導入するかでどういった仕事が効率化するのかを明確にしないといけません。

例えば、印刷するものに関しても、カラー印刷が多いのかモノクロ印刷が多いのか、文章系なのかグラフィック系なのか、印刷する用紙は普通紙とはがきや封筒どっちが多いのかなど、会社によって違います。

当然ながら、それによって最適な複合機やコピー機の機種も変わってきますし、コピー機によっては本体価格が高くても印刷コストが安いといった機種もあるので注意が必要ですね。

使わない機能を詰め込むより、本当に必要な機能に絞ったシンプルな複合機やコピー機を選んだ方がコストパフォーマンスも上がることがあります。また、導入するにあたって掛かる初期費用や維持管理はもちろんのこと、アフターフォローも大切です。

このようにさまざまな理由から、最終的には会社の業務内容の把握や課題を踏まえたうえで検討する必要があります。どんなところに改善の余地が残っているかを親身に考えてリース機器を提案してくれる企業に頼んだ方が良いと言えるでしょう。

オフィス環境に関するさまざまなサービス

複合機・コピー機リース会社のなかには、単に機器のリース契約をするだけでなく、さまざまなサービスを提供している会社もあります。例えば、会社にある機器を最新のタイプに変えることで省エネを目指したり、オフィスのレイアウトを変えることにより業務の生産性を上げる空間作りだったり。

また、複雑で高度化するオフィスのネットワーク環境の構築やオフィスの家具選びまでそのサービスは多種多様です。このようなサービスは必ずしもあるべきものではありません。しかし、会社を設立したばかりの人や、オフィスを移転したばかりの人だったらコピー機をリースするついでに相談してみてもいいのではないでしょうか。

なかには、コピー機のリースをするついでに他のサービスを利用することで割引を受けられる特典もあります。OA機器はもちろん、パソコン・電話機・WEB関連・事務用品から引っ越しに伴う配線工事まで、オフィスに関することがなんでも相談できるのは嬉しいですね。

複合機・コピー機のリース会社を選ぶ基準として、コピー機のリースと同時にオフィスのネットワーク環境の構築などを整備するサービスを利用するのも一つの手ではありますね。

【免責事項】
オフィスで使用するコピー機・複合機のリースについて、役立つ情報を個人的にまとめたサイトです。当サイトに掲載している情報は、2016年2月現在のデータなので、問い合わせの際には、各リース業者の公式サイトで、必ず最新情報をご確認ください。

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