高品質の複合機・コピー機をリースできるおすすめ会社比較
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このカテゴリでは、複合機・コピー機のリースに関する基礎知識をまとめています。
新たに会社の立ち上げや支店の新設を考えている皆さん。どんな業界でも複合機やコピー機は必須の機器となりますよね。
会社側としては、少しでも機器の経費を低く抑えたいもの。しかし、経費が低く抑えられたからと言って、すぐに故障したり、メンテナンスが不十分だったりするのも問題です。
複合機・コピー機の導入には、主に3つのルートがあります。
１つ目は、機器をメーカーから購入すること。
2つ目は、リース会社と契約をして機器を借りる「リース」。
3つ目は、レンタル会社が所有する機器を直接借りる「レンタル」。
これらのうち、購入とレンタルについては、どのようなシステムなのか想像に難くないでしょう。
では、リースはどうでしょうか？リースとレンタルを混同してしまっている方はいませんか？
リースは、実はレンタルとはまったく異なるもの。購入やレンタルにはないメリットもたくさんあるのです。
また、マイナンバー導入や近年の個人情報流出事件から、セキュリティ強化を考えている企業も多いのではないでしょうか。
そんなセキュリティ担当者、経営者の方は、ぜひリースによるセキュリティ対策を知っておくべきです。
このカテゴリでは、経営者の方へ向けて、複合機・コピー機リースのイロハを解説しています。たとえば、次のような項目について、きちんと理解しているでしょうか？
複合機・コピー機の導入を検討している方は、ここでしっかりとリースの基本を理解しておきましょう。
新しく会社を立ち上げるときはコピー機・複合機をリースするチャンスです！
新規事業の立ち上げには莫大なお金がかかり、創立当初はほとんど赤字の状態が続くかと思います。
そんなときに新しくコピー機・複合機を購入するのはかなり大きな負担となってしまいますよね。
初期費用を抑えることができるリースを利用すれば、新しい会社の立ち上げ後の資金繰りもスムーズになることでしょう。
オフィス引っ越しの際にもコピー機・複合機のリースはおすすめです。
近い場所に移転し、今までのレンタル会社と継続して契約ができるのなら話は別ですが、少し離れた場所になった場合は再度レンタル会社を探すはめになるかもしれません。
また、引っ越しにかかる費用も高いため、初期費用を抑えられるコピー機・複合機のリースはおすすめです。
引っ越す際に今まで使っていた古いコピー機・複合機を処分して、新しくコピー機・複合機をリースするという形を取るのもよいでしょう。
コピー機・複合機を引っ越し先まで持っていくと費用が余計にかかったりしてしまうため、このような選択をする方もいます。
コピー機・複合機が古くなり「そろそろ買い替えたい！」と感じたときは、リースを導入するチャンスです。
コピー機・複合機は一度購入すれば長く使えるアイテムではあるものの、日々その性能は進化しています。購入した直後に新機能のついた高性能なコピー機・複合機が発売されるかもしれません。
リースなら最新の機種を選ぶことも可能です。最新機種ばかりを取り扱っているリース会社もありますよ。
長くコピー機・複合機を使っていて、そろそろ最新機種に買い替えたいけど、どんな機能があって自分に何が合うのかわからない…という方にもコピー機・複合機のリースはおすすめです。
リースは長期的に見るとコスパが悪いとも言われていますので、一定期間だけコピー機・複合機をリースして、その後気に入った機種があれば購入を検討するといった形を取るのもよいでしょう。
最新のコピー機・複合機を試せるリース会社はたくさんありますので、ぜひチェックしてみてください。
年度末や年末年始にリースを検討される方も多くいます。この時期はオフィスの人の入れ替わりも激しく、より働きやすい環境を作ろうと社員一同が環境作りに精を出す時期でもあります。
社員からコピー機・複合機が古いことに不満を抱いている、最新のコピー機・複合機を利用して作業効率をもっと上げたいという声があった場合は、コピー機・複合機のリースを年度末や年末年始に投入し、新年度や新年から気持ちを入れ替えてお仕事をしていくのもよいかもしれません。
最初はあまりコピー機・複合機を使うつもりがなく安いコピー機・複合機を購入していたとしても、事業が進むにつれてコピーや印刷をする機会が増えてきたという方も多いのではないでしょうか。
家庭用のコピー機や安価なコピー機・複合機は壊れやすく、業務用の大量のコピーや印刷には不向きです。使い続けていると、ある日突然故障してしまうかもしれません。
業務用のコピー機・複合機を導入するにしても、いきなり購入するには費用がかさみますので、まずはリースで初期費用を抑えて様子を見てみるのがよいでしょう。
1日に10枚以上コピーや印刷をするようであれば、故障してしまう前に早めにコピー機・複合機のリースを検討することをおすすめします。
リースは3社間での契約になります。初期費用が安く済み、経費削減にも繋がることがリースのメリットとして挙げられます。
希望した機器を設置することができ、減価償却や税の申告などの手続きはすべてリース会社が行ってくれることもリースの利点です。故障やトラブルなどに見舞われた場合、保守契約を結んでいれば自分たちで対応する必要もありません。
リースするよりも購入したほうが安いように見えますが、その分手間や初期費用が必要となりますし、最新機器に変えることが容易にできません。初期費用が足りない場合はローンを組むという方法もあります。節税効果は、ローンで購入した場合もリースで契約場合とほぼ変わりありません。
リースにするか、購入にするか簡単に判断する目安はその使用期間です。5年以内と、短い期間内で使用したい場合はリースを選ぶようにしましょう。契約終了後も使用する場合は契約更新で再リース料金が必要になります。
コピー機を購入した場合、ランニングコストはトナーや印刷用紙といった消耗品のみになります。当然ながらコピー機は購入者の所有物になりますので、必要がなくなったら売却することも可能です。
購入をする以上初期費用は高くなり、廃棄処分する際にも費用がかかります。また、使用している間は、10万以上で購入した場合減価償却を行う必要があります。
リースにすると月々の支払いを経費とすることができ、固定資産税のにも繋がります。リース契約は5、6年であり、その間は中途解約できず契約終了後はリース会社のものとなります。
本体価格のみを考慮した上で購入とリースで年間費用を比較した場合、新品であればリースのほうがコストはかかりません。たとえ購入後故障することなく稼働し続けたとしても、リースしたほうが安く済みます。リスク管理の点から見ても、リースのほうが優れていると言えるでしょう。
ただし、料金設定はリース会社によって違いがあります。実際に比較する際は、保守費用やカウンター料金といった本体リース費用以外の料金も含めて検討するようにします。
カウンター料金は本体のリース料金とは異なります。モノクロコピー1枚あたり3円程度に設定されていることが多く、カラーであれば1枚20円程度です。
カウンター料金が設定されている場合は、サービス料を別途支払わなくて済むようになっています。
もし1枚1円といった激安のカウンター料金の場合、十分なサービス内容が含まれておらず、別途サービス料がかかる場合があるので注意しましょう。
カウンター料金を支払うことによって受けられるサービス内容を必ず事前に確認しておきましょう。
カウンター料金内には大半の場合トナー代や部品代、定期メンテナンス代にトラブルが起きたときの修理代、出張費などが含まれています。
もし不要だと思うのであれば、カウンター料金のシステムは利用しないほうがいいでしょう。短期よりも長期でのリースに向いている料金システムです。
しかし、自分でトナーやインクを用意する場合、モノクロコピーでトナー代が9円/枚、インク代が40円/枚程度はかかります。この負担はコピー量が多ければ多いほど大きくなるので、カウンター料金を設定したほうがコストを抑えられます。
コピー機でマイナンバーが記載された書類を取り扱う際の対策は、リース契約会社に依頼することでその労力やコストを減らすことができます。
対策として、コピー機を必要時以外はネットワークに接続させない、ファイアウォール経由でのネットワークの利用などが挙げられます。
また、マイナンバーが記載された書類をスキャンした時に、データを蓄積させず上書きすることができるかなど、コピー機自体の機能にも気を配る必要も出てきます。
他にも会社のコピー機に対する個人情報取り扱い方針、社員への教育の徹底など、マイナンバーだけにとどまらない個人情報対策は、今や必須となってきています。
コピー機のプロであるリース会社にこれらの対策を相談すると、マイナンバー情報が漏洩してしまうような事態を未然に防ぐことができます。
マイナンバーは国が社会保障や税などを管理しやすくするため、国民ひとりひとりに与えたものです。その人そのものを示すものであり、マイナンバーが漏洩するとその人を危険にさらすことになります。
罰則も厳しく定められていて、情報が漏れた場合には漏らした人だけではなく、企業そのものにも法的な措置が取られます。
複合機はオフィスで使える便利な機能がついています。プリントはもちろん、スキャンも行えるので、1台あるだけでも効率よく業務を回すことができます。
様々な機械を置く必要がなくなるので、省スペース化やコスト削減のメリットにも繋がります。コピー機はシンプルなので、たくさんの機能を必要としない業務を行うオフィスに向いています。
リース料金は新型複合機を月2万円以内で使用することができます。ローンで購入して使う場合は２万円を超える計算となることが多いです。
さらに購入した場合は万が一故障したときに修理代金もかかります。しかし、リースなら保守費用などを考えても２万円以内で済ませることができます。
リースを利用すると、税務処理などの労務コストも下げることができます。購入料金にかけるお金を本業に投資することが可能です。
リース料金は経費として扱えるので税金対策にもなります。保守もしてもらえるので安心して使えますし、修理がすぐにできることで業務に支障をきたさずに済みます。
リース料金をなるべく抑えたい場合、リース料率が低くなるため契約年数が長いタイプを利用するとよいでしょう。
総合的に見て料金を比較することが大切であり、本体のリース料金と保守料金などのサービス料金を必ず確認しておくことがポイントです。
また、印刷枚数が少ない場合はスポット料金方式、多い場合はカウンター料金方式のほうがお得です。
コピー機は、コピーができない状態や電源を入れても作動しない場合を除いて、簡単に復活させることができます。紙詰まりはその代表例とも言えるトラブルで、わざわざ業者を呼ばなくてもその場で対処できます。紙詰まりが起こっている箇所を見つけ、紙を取り出すだけでまた動き出します。
コピーしたときに黒い線が入るような時も、簡単な掃除をするだけで解消できることがあります。原稿を読み取る部分であるADFのガラスに付いている汚れをやわらかい素材の布やクリーナーでキレイにするだけです。これで直らなければ別の異常が発生していると考えられるため、業者に点検を依頼しましょう。
かすんだり滲んだりしてうまく印刷ができなくなってきたら、それはインクの交換サインです。交換すればまた綺麗にコピーできるようになります。それでもまだうまくコピーできなければ、部品やシステムの異常が考えられるので、業者を呼びましょう。
リース契約をしていると保守点検を依頼できるため、万が一の場合でもすぐに修理してもらえます。
しかし、上記のように簡単なトラブルであればその場で治してしまったほうが業務を止めずに済みます。
＞＞ コピー機のトラブル、リース先に
電話する前にできる対処法は？
リースする時に検討すべき内容として、そのコピー機・複合機の機能があります。有無によって業務スピードが格段に違ってくる機能を紹介します。
書類をホチキスで留めることが多ければ、「フィニッシャー」という機械の導入をおすすめします。
印刷するものが本や冊子が中心の場合、「見開き通りコピー機能」が便利です。でき上がった印刷物は2つ折りして中綴じすることで、まるで冊子のような仕上がりになります。最近では、その中綴じをまで自動でできるコピー機が登場しています。
原稿セット時に印刷イメージを見ることのできる「印刷プレビュー機能」も便利です。ミスコピーを減らすことで、コスト削減につながります。
スキャン機能の付いている複合機には、ファイルのデータ容量を小さくしてくれる「高圧縮機能」がついています。そのままメールに添付したり、保存場所の空き容量を節約したりすることができます。
他にも「ペーパーセキュリティ機能」で個人情報を守ることができるなど、今の時代に必要な機能をつけることができます。
リースの途中で入れ替えると、契約期間満了までの月額料金の支払い（残債）や、違約金が発生する可能性があります。もし入れ替え先が同じリース会社の場合、残債を新しい契約料金に分割して上乗せすることもできます。その場合は入れ替え時に大金を支払わずに済みます。
また、同じリース会社を利用したときは違約金が発生しません。リースしている機器のグレードアップが目的の時は、継続して同じリース会社にしたほうがお得でしょう。入れ替えの手続きもすべてリース会社が行ってくれます。
入れ替えで最新機器にすることで、便利な機能を使うことができるようになります。また、カウンタ単価の見直しにつながり、結果的に前のリース料金よりも安くなることもあります。交渉によっては、入れ替え前の月額料金よりも安く新型複合機を導入することもできます。
＞＞ コピー機・複合機のリース契約途中で
機器入替するときの注意点
コピー機をリースしたときに、節約してコストを削減する方法を5つお教えします。
印刷の頻度を減らし、リース本体料金以外の料金を安くできる方法です。日々意識することで実践できることもあれば、機能がついていなければ不可であるものもあります。
保守契約はオプションの位置づけですが、高度であり高価な機械であるコピー機・複合機には必ずつけておきたいと思える契約内容になっています。また、その内容によっては結果的に料金面で得することもあります。その4つの理由を詳しく見ていきましょう。
＞＞ コピー機・複合機をリースするとき
保守契約が大切な4つの理由
個人の場合、コピー機は条件付きでリースが可能です。しかし、個人においてコピー機のリース契約はメリット・デメリットもあります。このページでは個人でコピー機をリースする際のメリット・デメリット、契約する際の注意点を解説。個人事業やフリーランスの活動で、コピー機のリースを考えている人は是非ご覧ください。個人でコピー機をリースする必要があるか、考えたうえで契約を検討しましょう。
＞＞ コピー機は個人でもリースが可能！
注意点やメリット・デメリットのまとめ
コピー機のリースには、とある工夫をこらした計略が潜んでいるケースがあります。利用者にとって得になるサービスであれば良いのですが、残念ながら利用者が損をしてしまう、からくりが多いのが現状。そこでコピー機のリース契約に潜んでいる、からくりの仕組みについて、いくつかご紹介。またコピー機のリース契約で、損をしないための方法について解説します。損をしない契約を結ぶためにも是非ご覧ください。
コピー機はリースにした方が初期費用が安いといったメリットがあります。しかし、リースの場合、気になる点もいくつかあるでしょう。その一つがインク代（トナー代）です。果たして消費したインク代は誰がどのような形で支払うシステムとなっているのか。インク代に関する疑問や契約方法などについて解説します。
＞＞ コピー機をリースした場合の
インク代はどこが負担するの？
コピー機・複合機を購入するべきなのか、それともリースやレンタルで済ませたほうが良いのか、その一つの判断基準になるのが耐用年数。こちらでは、基準となるコピー機・複合機の法定耐用年数について紹介しています。コピー機・複合機が中古商品である場合や、耐用年数を超えた場合にも使用可能か、といった内容を解説。購入やリース・レンタルする前にぜひ参考にしてみてください。
コピー機・複合機のリースしている方・リース期限が近い場合、満期を迎えた時の返却の流れが気になるのではないでしょうか。満期を迎えた後、現在リースしているコピー機・複合機を継続して利用できるのか？買い取ることは可能なのか？といった、気になる点についてもまとめています。これからリースを考えている企業や、すでにリースしていて満期が近い場合は、要チェックです。
オフィスにコピー機・複合機をはじめとしたOA機器を導入したいけれど、予算は少しでも抑えたいという企業に向けた税額控除制度について解説しています。このページでは、特に中小企業をサポートするために国が実施している「中小企業経営強化税制」について解説。制度における機種や企業などは、制限があります。少しでもコストを削減するために、参考にしましょう。
コピー機・複合機をリースしている際にも、消費税は発生するものです。また、借り始めたタイミングだけでなく、リースしている期間中に税金が値上がりした場合、リース料金にかかる税率も上がってしまいます。このページでは、コピー機・複合機・消費税の関係について解説。コピー機・複合機を導入する前に、しっかりと消費税との関連性や仕組みについて知っておきましょう。
資料の配布をはじめ、事務作業に欠かせないコピー機・複合機。オフィスに導入する際には、リース会社を利用している企業が多くあります。しかし、会社のさまざまな理由により、借りていたコピー機・複合機について、満期を待たずして手放したいケースもあるでしょう。問題なく途中解約できるパターンと、途中解約ができないパターンについて解説しているので、利用開始前の企業や、途中解約を考えてる場合はぜひ参考にしてみてください。
コピー機や複合機を導入ではリース契約が一般的ですが、ほかにも銀行借り入れ、割賦販売契約といった方法があります。これら3つの方法はいずれも月々の支払いが生じますが、支払い先や導入機器の所有権などが異なります。それぞれの特徴や違いを見ていきましょう。
見積もりとは、各リース会社の担当者との話し合いの場。リースだと途中解約は基本的に不可のため、契約後にトラブルにならないよう、見積もりの内容をしっかり見極めることが大切です。こちらでは見積もり書のチェックポイントをまとめています。
＞＞ コピー機・複合機のリース契約は
見積もり段階が最も大切！のまとめ
オフィスで毎日使用しているコピー機や複合機の消費電力についてまとめています。まもなく現リース契約が終了、またはリースを新たに検討しているのであれば、省エネのためにも導入したい複合機種の消費電力をぜひチェックしておきましょう。
＞＞ >コピー機・複合機の消費電力を
>知っておこう！のまとめ
コピー機・複合機のリースの契約満了前は、最新機種のリース契約にするか、現使用機種の再リースかで迷うことでしょう。こちらでは再リースのメリットとデメリットをまとめています。料金や業務の効率を検討して次の契約を結ぶ参考にしてください。
＞＞ コピー機・複合機の再リースはお得？
メリットとデメリットのまとめ
展示会や建築現場の事務所、起業したばかりのオフィスなど、コピー機や複合機を短期間だけ利用したいならばレンタルもおすすめ。レンタルプランをもつリース会社もあり検討しやすい方法です。リースとレンタルの違いやレンタルの相場などを調査しました。
毎月のランニングコストを少しでも抑えたい！これからコピー機や複合機のリース導入を検討、または契約満了が近いなら、情報収集をしっかりした上で、リース会社の営業担当者に値引き交渉を持ちかけましょう。こちらでは、値引き交渉のポイントをまとめています。
＞＞ コピー機・複合機のリースは
値引き交渉ができる？のまとめ
リース契約には、ファイナンシャルリースやオペレーティングリース、特殊なリース契約など、さまざまな形態があります。リース契約の種類や特徴を解説しますので、複合機・コピー機を導入する際に参考にしてください。
複合機・コピー機のセキュリティ対策には、ユーザー認証やデータ消去機能、IPフィルタリング、暗号化通信、送り先確認機能の活用などが考えられます。これらの対策を講じることで、セキュリティリスクを防止しましょう。
オフィス向けのコピー機・複合機を探すなら、サイズにも注目を。フロアの広さや従業員数により、そのオフィスごとに合っているコピー機や複合機のサイズを紹介しています。コピー機選びのポイントについても詳しく。
国や地方公共団体が実施している補助金や助成金の中には、コピー機や複合機の導入に利用できるものもあります。どのような助成金があるのか、また、受けるためにはどうすればいいのか、条件などについて説明します。
コピー機や複合機は、日ごろからこまめにセルフメンテナンスをしておくことが大切です。お手入れを怠ってしまうと、ホコリや汚れがたまるなどして不具合が生じる原因になってしまいます。また、トナーの交換方法や付加機能の部品の設置方法などを把握しておくことも大切です。
「会社に複合機を導入したいけれど、コストがかなりかかってしまうので躊躇しており、家庭用プリンターでの代用を検討している」という方も少なくないのではないでしょうか。この記事では、自社のニーズを満たす正しい選択をするために、両者の違いについて解説しています。
免責事項：「複合機・コピー機のリースでおすすめな会社厳選サイト」は2016年2月に調査した内容をまとめたものです。
最新情報やサービス内容を詳しく知りたい場合は、各社の公式HPをご確認ください。
