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コピー機・複合機のリース契約は見積もり段階が大切

コピー機や複合機を会社に導入する際は、幾つかの競合他社に見積もりを依頼しましょう。見積もり依頼のステップは、各リース業者担当者との交渉の時間です。契約後にトラブルにならないよう、機種のリース価格だけでなく、保守契約などを含めた全見積もり条件をしっかり見極めることが大切です。

こちらのページでは、コピー機や複合機の見積もり書類を比較して検討するときのチェックポイントを紹介していきます。

リース契約の基本のチェックポイント

リース契約の見積もりについて、チェックしたいポイントを挙げていきます。

契約期間

コピー機や複合機の法定耐用年数は5年と定められていることから、一般的なリース契約は「5年」というのが主流です。もちろん4年や6年などの契約期間もありますが、企業側が特に希望していないのに、見積もりの契約期間が長い、または短い場合は理由を確認しましょう。

契約期間が長い場合、毎月の支払い料金が安くてリーズナブルに見えますが、その分利子も増えることになります。また年数の経過とともに劣化が進み、機能性の衰えや部品の交換が難しくなることも。何年契約で見積り価格が提示されているのか、必ずチェックしてください。

標準装備

見積もりの内訳でコピー機や複合機の標準装備を確認してください。標準装備は基本料金に含まれるのが一般的で、コピー・FAX・スキャナー・プリンターの機能は、標準装備と考えられています。リース会社によっては、それ以外の機能が加わっているケースもあれば、スキャナーはオプションになるといったケースもあるので注意が必要です。必ず確認してください。

オプション内容

標準装備の内訳に入っていない機能はオプションとして追加料金の対象になります。

例えば複数枚をコピーする際に便利な自動原稿送り装置や、出力用紙をステープラーで止めるフィニッシャーなどの機能がそれにあたります。

コピー機や複合機は、会社の機動性を向上させるものです。見積もり段階で会社に必要な機能を伝えるなどリクエストしておくことも大切でしょう。反対に不要な機能は無駄な支払いを増やすことになります。オプションの機能性をしっかりと把握し、必要に応じて契約に含んでください。

保守・メンテナンス契約のチェックポイント

カウンター保守契約orその他の保守契約

リースで契約をする場合、本体機器をリースをする以外に機器を安心して使い続けるための保守契約が必要です。見積もりの保守契約がどのようなタイプなのかをチェックし、「何を、どこまで対応してくれるのか」という保守範囲についても担当者に詳しく確認しましょう。

カウンター保守契約

よく使われている保守契約です。印刷の枚数に応じた保守料金を支払う仕組みで、コピー機や複合機に内蔵されたカウンター数で月々の料金を算出します。点検や修理、消耗品の交換、保守サービスマンの派遣なども基本的な保守サービスに含まれるのが一般的です。

ただし、カウンター保守契約がどのような内訳を網羅しているかはリース会社により異なるため、その内容も確認する必要があります。

コピーキット保守契約

カウンター保守契約以外に「コピーキット契約(あるいはトナー契約)」という保守契約があります。これはメーカーから保守機能付きのトナーキットを購入・使用している間は保守対象となる契約の事です。

トナーを使い終わったらメーカーから再購入して保守を延長可能。リサイクルトナーや他社のトナーを使用した場合は、機器に不調が生じてもメーカーから無料の保守は受けられないので注意が必要です。

コピーキット保守契約以外にも「年間保守契約」や「月額定額プラン」といった保守契約を用意しているリース会社もあるようです。

トラブル発生時の現地対応

コピー機や複合機の故障・不調は、仕事の効率に大きな影響を及ぼします。東京や大阪などの大都市圏においては、メーカーのサービスマンはスピーディに対応できることが多いようですが、地方に会社を構えている場合は、派遣まで数日かかることもあるようです。

リース契約の際にはリース業者のサービス拠点数や距離などもチェックし、見積もり段階からトラブル発生時の対応を確認することが大切です。リース契約を結んだあとの途中解約は困難となります。

まとめー有利な条件で契約するには見積もり段階が重要―

競合会社から見積もりを取る場合、より効率的に判断するには今までの付き合いがある会社を含めて5社前後がベター。多すぎれば情報が混乱し、少なすぎると可能性の幅が狭まります。

会社に必要な機能を事前にチェックしたうえで、自社に有利な条件とリース料金を比較しましょう。

見積もり書を見ると、まず料金が目に飛び込んできますが、実際に自社の実益に見合うものであるかはわかりません。極端に安いプランは保守に制限があるほか、一見わかりにくいカラクリがあるかもしれません。下記のポイントを踏まえたうえで、詳細が記載されていない場合や、内訳に疑問があれば遠慮なく担当者に質問しましょう。

  • 契約期間:適切な契約期間か
  • 標準装備:基本的な標準装備の確認
  • オプション装備:会社に必要なオプション機能か
  • 保守契約:会社の目的に合う保守契約を選ぶこと
  • 保守契約の内容:点検・修理・消耗品の交換・サービスマンの迅速な派遣などの詳細
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