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コピー機・複合機リースの前に知っておきたい便利な機能

コピー機や複合機のリースを検討する際、業務の効率化を目的として選ぶ場合は多いでしょう。複合機はコピーやFAXの送信ができるだけでなく、色々な機能が付帯しています。さらなる業務効率化を期待できる便利な機能をご紹介するので、リース契約の際に役立ててください。用途に合った複合機の選定をコンサルティングしてもらうとよいでしょう。

書類がまとまって出力される「自動ホチキス止め」

「自動ホチキス止め機能」は、その名の通り書類をホチキスで止めてくれる機能です。

まとめて書類を印刷した後、設定した部数に応じてホチキス止めをしてくれます。

自動ホチキス止め機能は「フィニッシャー」という機械を取り付ける必要があり、これには外付けのものと「インナーフィニッシャー」と呼ばれる機械の中に取り付けるタイプがあります。

インナーフィニッシャーは印刷スピードがゆっくりの複合機に適したオプションになるため、まとまった数の印刷をすることがない場合に適しています。

印刷するものが多く、スピードを重視する場合には外付けのフィニッシャーがおすすめです。

「syshan(旧:システム販売)」で取り扱っているTOSHIBA e-STUDIO2505ACではフィニッシャーのオプションを取り付けることができます。

印刷物を本のようにまとめるため「見開き通りコピー機能」

「見開き通りコピー機能」は、本や冊子をそのままコピーしたいときに便利な機能です。

見開き2ページずつ原稿を読み込ませることで、印刷物を本のようにまとめることができます。資料をパンフレットのように整えたいときなどに使えます。

「サドルフィニッシャー」というオプションをつけることで、自動的に中折りすることも可能。

きれいな資料を持って営業することの多い場合におすすめの機能です。

こちらも、「syshan(旧:システム販売)」で取り扱っているSHARP MX-5150FNに搭載されています。

ミスを防ぐ「印刷プレビュー機能」

これは、原稿をセットした際にどのような印刷になるかをプレビューで確認することができる機能です。

綴じ代を作るために余白を設定する場合、設定を間違えてしまうと文字に綴じ代の部分が重なってしまうことがありますが、事前にプレビューで確認できることにより、印刷ミスを防ぐことができます。

コスト削減を掲げている企業や、自然環境に配慮したい企業におすすめの機能です。

スキャンデータを小さくする「高圧縮機能」

複合機はコピーやFAX機能のほかに、スキャン機能がついているタイプがあります。「高圧縮機能」は、データをスキャンする際に自動的に容量を小さく圧縮してくれる機能です。

データ容量が大きいと、メールに添付して送る際に容量オーバーで送信できないこともあり、モバイルPCで使用する際に負荷がかかってしまいます。

大量のデータをスキャンしてから手動で圧縮するには、かなりの手間がかかるため自動的に圧縮してくれる機能はとても便利ですね。

スキャンしたデータをネットワーク上でやり取りすることが多い場合に適しています。

情報漏えいを防ぐ「ペーパーセキュリティ機能」

「ペーパーセキュリティ機能」は、印刷やスキャンを行う際に自動的にセキュリティ処理を行う機能です。

デジタルコードが埋め込まれた文書はコピーやFAXなどができないため、情報漏えいを防ぐことができます。

またデジタルコードからコードを埋め込んだ複合機や日時などを記録することができ、こちらもセキュリティ対策に大きく役立ちます。

個人情報を取り扱う場合や、特にセキュリティが重要である場合に活躍してくれる機能です。

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