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コピー機・複合機は新品と中古のどちらを選ぶべき?

このページでは、コピー機・複合機を導入するにあたって、新品を選ぶべきか中古を選ぶべきか考えるためのポイントを解説しています。新品と中古品の特徴をそれぞれ把握した上で、自社のニーズに合ったコピー機・複合機を選んでいきましょう。

新品と中古のどちらを選ぶかは印刷枚数でも変わる

コピー機・複合機を新しく導入する際、新品と中古品のどちらを候補として考えるべきか選ぶためのポイントの1つとして「印刷枚数・使用頻度」があります。

同じ機種を比べた場合、中古品は新品よりも機械としての経年劣化が進行しており、製品としての寿命は新品の方が長くなります。つまり、日常的に大量に印刷をする予定があったり、導入後も長期にわたってコピー機・複合機を使い続けていったりしたい場合は、新品を選択する方が優先的になっていくでしょう。

対して、毎日コピー機を使うほどの使用頻度は想定しておらず、事務作業などの補助としてたまにコピー機・複合機を使いたいと考えているような場合は、中古品を選んだ方がコストパフォーマンスを高められるかも知れません。

新品のコピー機・複合機のメリットとデメリット

新品のコピー機・複合機ならではのメリットとデメリットをまとめていますので、比較検討の参考にしてください。

新品のメリット

最新機種から選べる

新品のコピー機・複合機を選ぶメリットの1つが、最新機種から導入したい製品の候補を選べるという点です。もちろん、新品でも予算的な都合などで型式の古いものを選ぶことはできます。しかし、最新機種から古いものまで選択肢の幅が広いことは新品ならではのメリットといえるでしょう。

リースであれば初期費用を抑えられる

コピー機・複合機を導入する場合、本体を自社で買い取るケースの他にも、リース会社やコピー機・複合機のメーカーから一定期間の契約によって製品をリースするという方法を検討できます。

リース契約の場合、コピー機・複合機を導入してすぐに使用できるよう付属品などもまとめて用意してもらえるため、初期費用や準備作業の量を抑えられる点はメリットです。

新品リースの場合はカウンター保守料金が安い

カウンター保守とは、「コピー1枚ごとに何円を支払う」といった契約を結ぶことで、専門業者による定期メンテナンスやトナーのような消耗品の補充を受けられる保守サービスのことです。新品のコピー機・複合機をリース契約する場合、カウンター保守料金は中古品のリースや購入後の保守サービスに応じて支払う金額よりも安くなることが一般的となっています。

修理不可のリスクが低い

古いコピー機・複合機の場合、部品の生産が終了して修理できないといったケースもあり得ます。新品の場合はそのようなリスクを抑えられる点がメリットです。

新品のデメリット

リース契約中の中途解約が困難

新品のコピー機・複合機は高価なため、リース契約によって新品を導入するケースは少なくありません。しかしリース契約は契約期間が定められており、期間満了を待たずにリース契約を解除する場合、違約金などのペナルティが発生します。

違約金を支払った場合、結果的に新品を購入していた安くなるといったケースも考えられるでしょう。

買取料金よりもリース料金は支払い総額が高くなる可能性

新品を購入する際の費用よりも、リース契約によって契約期間中に支払う料金の総額の方が高くなってしまう可能性があります。

リース契約における毎月の料金は、新品を分割購入によって支払っているとも考えられますが、当然ながら分割払いには利息が上乗せされるため単純な総費用を比べればリース料金の支払総額が高くなっても不思議でありません。

リース審査に通らない可能性

リース契約は長期にわたって利用料を支払っていく契約であり、実際にリース契約を申し込む企業や事業主に支払い能力がありそうか、事前に審査が行われます。リース審査に通らない場合、リース契約によって新品のコピー機・複合機を導入することはできません。

中古のコピー機・複合機のメリットとデメリット

中古のコピー機・複合機は新品よりも本体価格が安いといったメリットがある反面、耐用年数や劣化の程度によってデメリットが拡大されることもあるでしょう。ここでは中古のコピー機・複合機のデメリットについてまとめました。

メリット

新品よりも費用が安い

コピー機・複合機に限らず、中古品を選ぶ理由として大きなものの1つが「価格の安さ」でしょう。同じ製品や同程度の機能の製品を新品購入する場合と、中古購入する場合の費用を比べれば、必然的に中古品を購入する際の方が安価になります。

製品の種類や型式、販売・購入時期にもよるものの、中古購入であれば新品を導入するよりも数分の一から十分の一といったコストで抑えられる可能性があり、コストパフォーマンスを考える上で無視できません。

購入であればリース審査が不要

リース契約を申し込む場合、リース審査への合格が必要になりますが、中古のコピー機・複合機を購入するだけであればリース審査は不要です。そのため、リース審査に落ちてしまったとしても、中古購入によってコピー機・複合機を導入することができます。

ひとまず新品のリース契約を考えて、リース審査に落ちた際は改めて中古購入を検討するといった方法もあるでしょう。

資産としてコピー機・複合機を保有できる

コピー機・複合機を購入した場合、自社が保有する資産の1つとして考えられます。また、当然ながらリース料を支払い続ける必要もなく、ランニングコストを抑えやすいこともメリットです。

ただし中古購入によってリース料金を支払わなくて済んだとしても、保守サービスを利用しているような場合は、保守料金を支払う必要が生じるでしょう。

デメリット

保守料金が新品よりも高い

新品のコピー機・複合機に対する保守料金よりも、中古品を保守するためのサービス料金の方が高額になる傾向があります。これは中古品は個々の製品によって状態が様々に異なり、また型式や機種によって部品の生産が終了しているといったリスクも高まるからです。

加えて、新品購入やリースの場合、最初から保守サービス費用の一部を割引するといった新品ならではのキャンペーンやサービスを受けられる可能性がありますが、中古品では別途保守サービスを契約しなければならないといったことも関係しています。

保守契約を受け付けてもらえない可能性

保守料金の費用が高くなりがちというだけでなく、保守管理会社やコピー機・複合機のメーカーから保守契約を受け付けてもらえない可能性があります。

保守契約を受けられない場合、コピー機・複合機が故障しても自分で対処しなければならず、場合によっては中古購入してからすぐに使えなくなってしまうかも知れません。

また、故障の修理やメンテナンスを依頼できたとしても、メーカー保証を受けられないためコストが高くなってしまいます。

購入した場合は減価償却などの計算が必要

中古のコピー機・複合機を購入した場合、自社の資産として保有できる点はメリットですが、一方で固定資産税の支払いや減価償却の計算といったものが発生する点はデメリットです。

特に複数のコピー機・複合機を一度に中古購入する場合、それぞれの耐用年数の残分ごとに減価償却を行わなければならず、事務作業の負担が増大してしまいかねません。

まとめ

コピー機・複合機は新品と中古品のそれぞれにメリットやデメリットがあり、自社のニーズとマッチングさせた上で適したものを選択することが大切です。

また、一括購入とリース・レンタルにおいてもメリット・デメリットが色々とあり、まずは全てのパターンを把握した上で比較検討するようにしてください。なお、コピー機・複合機の性質や条件について自社だけで判断しきれない場合、専門業者にも相談してアドバイスをもらうことが賢明です。

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