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リースしたコピー機の返却はどうする?契約満了時のポイント

コピー機や複合機のリース契約期間を終了した場合、リース会社へ返却するか、再リースするかが一般的な選択です。

このページではリースしたコピー機・複合機の返却について解説します。

リース会社指定の返却場所に返却する

多くの場合、リース契約満了時の所有者はリース会社です(所有権移転ファイナンス・リース取引を除く)。よって、リース契約終了後は、所有者の元へ返却する必要があり、その費用負担については借主負担というケースもあります(契約内容による)。

リース会社によっては運搬業者が指定されていて、その場合は費用交渉が難しいことも。借主のいる都道府県内なら、費用相場は2万円~3万円、県外だと手間賃やガソリン代も含めて、5万円以上必要になる場合もあります。

自社配送はプロ以外にはおすすめできない

指定場所に返却すればいいからと、節約目的で自社配送を手配する方法もあります。コピー機を無理なく積載できる社用車で運べば、ガソリン代は必要でも手間賃がない分、コストカットは可能です。ただし、最低2人以上の人手が必要なので、その分の人件費と本来の業務に支障をきたすことも考えなくてはいけません。レンタカーならレンタル代も必要です。運ぶ際にぶつけたり落としたりといった破損リスクも考慮すると、プロの配送業者に運んでもらうのがスムーズです。

新しくリース契約を結んで新機種と入れ替える

機器を入れ替えて改めて契約すれば、納入時に入替すればいいので返却作業は不要です。新機種になるので機能はアップするほか、故障や不具合のリスクも減ります。継続してコピー機を使うなら、新たなリース契約を視野にいれましょう。

使用していたコピー機で再契約する

使っていたコピー機を変更するのではなく、再リース契約で使い続ける方法もおすすめです。一般的なリース期間は5年ですが、特に不具合がなければ使い慣れたコピー機の方がよい、という声があります。

リース料金が安くなるケースがある

契約やリース会社の方針によりますが、1ヶ月分のリース料で1年間再契約できるところもあります。リース会社は最初に契約した期間で、コピー機の購入代金を回収済。大幅な割引が可能なのが再リース契約の大きなメリットです。

再リースは契約期間が短い

一般的に、再リース契約は1年間ごと更新です。なので、新機種に乗り換えたい場合、変更タイミングをはかりやすいのもメリットと言えるでしょう。

保守契約料金をチェックしよう

再契約の時点で5年経過しているわけですから、故障や不具合のリスクはどうしても高くなります。保守契約料金によっては、比較検討の必要が出てくるでしょう。また、機種代金の相場が昔より安くなっている場合もあります。その点も含め、使い続けるか判断するのをおすすめします。

コピー機の買い取り

契約満了時、コピー機を買い取る方法もあります。買い取ればリース代金も不要ですし、壊れるか交換までの期間使い続けられる方法です。新しいコピー機や場合によっては中古のコピー機を探して購入するより安く、手間もかかりません。

製造年によっては買取が不利益になることも

製造終了から7年以上経過すると、部品の製造がストップされるため、修理がむずかしくなるケースも。最新機種でない機器をリースしていた場合は、製造年や終売時期を調べたうえで買い取るのをおすすめします。

カウンター料金や保守メンテナンスの料金はそのまま

コピー機のリースを、カウンター料金(印刷枚数で使用料金を支払うシステム)で契約しているなら、再リースによる割引はありません。古くなれば、故障も多くなる可能性もあり、無駄に修理代金がかかる可能性も高いので要注意です。

リースを終えたコピー機の扱いについて

リースしたコピー機の返却は、リース会社が指定した場所に運搬しなければなりません。ただ、返却以外に再リースする、新しい機種に交換して新しくリース契約をするといった選択肢もあります。再リースはリース代も安くなりますが、壊れるリスクも高くなるのは否めません。その点も踏まえ、ベストな方法を選択しましょう。

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