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コピー機・複合機のセルフメンテナンス

日ごろからおこなっておくべきセルフメンテナンスについて解説しています。

日常からできるコピー機のセルフメンテナンス

コピー機は、ビジネスシーンにおいて、とても便利なアイテムです。そのため、なんらかの不具合が生じるととても困りますが、対処するには時間がかかることが多いです。また、業者に修理を依頼する場合にはコストもかかります。ですから、不具合が起こらないように、日ごろからこまめにセルフメンテナンスをしておくことが大切です。

こまめに用紙の補充をしておく

忙しいときにコピー用紙切れになってしまうことのないよう、コピー機モニターについているインジケーターを常に確認し、残りの量が半分をわりそうになったら補充をおこなうようにしましょう。ただ、たくさん補充しすぎると紙詰まりが起こってしまうため、注意が必要です。また、できれば、補充しやすくなるようにコピー機の近くにコピー用紙のストック置き場を設けておくのが理想的です。

トナー交換の方法を把握しておく

トナー交換は、コピー用紙補充ほど頻繁におこなう必要はありません。そのため、交換方法がよくわからない、という方も多いのではないでしょうか。けれども、急いでいるときに困る事のないよう、交換の仕方を把握しておくようにしましょう。

また、あまりにもトナーの交換作業を先延ばしすると、トナー切れでコピー機が使用不可能な状態になってしまいます。モニターに表示される交換時期にしたがって、ゆとりをもってトナー交換をしておきたいところです。

原稿台・原稿送りローラーをキレイにしておく

原稿読み取り面や原稿送り装置のプラスチックのパーツは、毎週拭き掃除をしておくことが大切です。汚れていると、印刷にノイズが入ってしまう場合があるからです。汚れがひどいときには、中性洗剤を使用するとよいでしょう。

付加機能の消耗品を補充できるようにしておく

複合機によっては、ホッチキスの機能が付いているタイプのものもあります。その場合は、専用の針を忘れずにセットしておくようにしましょう。急いでいるときに困る事のないよう、セットする方法を全員が把握しておくことが大切です。カートリッジ式なので、それほど難しい作業ではありません。

紙詰まり予防のセルフメンテナンス

コピー機は、紙詰まりが発生しやすい機器だとえいます。発生原因はケースバイケースですが、こまめなセルフメンテナンスで、発生頻度をおさえることができます。 コピー用紙をしっかりと補充することもセルフメンテナンスのひとつですが、補充する際に、必ず正しい位置にセットすることも大切です。ずれていたりすると、紙が搬送される際にななめになり、紙詰まりを引き起こしやすくなります。

トレー内をキレイに保つことも大切

トレーの中に異物やごみ、ホコリ、あるいは破れた紙などがあると、不具合発生の原因になりかねません。中でも、手差しトレーはホコリがたまりやすいので、特に要注意です。 こまめに取り除いておくようにしましょう。

ガラス面のセルフメンテナンス

原稿読み取り部分であるガラス面のセルフメンテナンスも欠かせません。指紋やホコリ、あるいは原稿に使用したノリや修正液などがガラス面に付着している場合には、やわらかい布や付属している清掃クロスを使って、から拭きしておくようにしましょう。頑固なよごれの場合には、中性洗剤を使用するのがおすすめです。ガラス面をキズつけないように、ていねいに拭いていきます。

防じんガラスも忘れずに

コピーやスキャン画像などがよごれている場合は、防じんガラスのお手入れ不足の可能性があります。防じんガラスをキレイにする場合は、電源プラグをコンセントから外した後、4か所すべての部分で清掃棒を抜き差ししてキレイにします。ただ、仕様が異なる複合機もあるので、取り扱い説明書の指示をあらかじめ読んでおくようにしましょう。

それでもトラブルが発生した場合には

セルフメンテナンスをしていてもトラブルが発生してしまうことはあります。その場合には、保守サービスを受けるようにしましょう。その際には、コピー機や複合機にどのような不具合があるのか、担当者に正確に説明することが大切です。エラーコードがわかる場合には、それを伝えます。

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