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コピー機・複合機を短期間利用したい

コピー機や複合機を短期間利用する場合、「レンタル」と「リース」という言葉が頭に想い浮かぶかもしれません。しかし「リース契約」は5年前後の契約期間は途中解約できないという縛りがあり、短期間の利用に不向きです。短期間の利用であればレンタルがおすすめです。

こちらでは、レンタルとリースの違いやレンタルするシーン、複合機レンタルの相場などを紹介していきます。

レンタルとリースの違いは?

「レンタル」の場合はレンタル業者からコピー機や複合機の中古品を契約期間内に借りる契約です。貸出期間は1日からO.Kというレンタル業者もあります。

一方「リース」はユーザーが選んだ新品の複合機をリース業者が代理で購入し、その複合機を長期間に渡って貸与する契約です。契約期間は5年前後で、一度交わした契約期間前の途中解約はできません。(途中解約は違約金を支払うことになる)

またリースの場合は審査が必要となりますが、レンタルの場合は面倒な審査なしに複合機を借りることができます。

レンタルのメリットとデメリット

短期間でコピー機や複合機をレンタルする場合、審査がなく、必要に応じた期間だけ気軽に借りられることです。一方で借りる機種はどうしても中古になってしまうのがデメリット。もし不具合などが発生した場合に、速やかに代替機種にしてもらえるか確認しておきましょう。

レンタルコピー機や複合機を利用するシーン

レンタルコピー機や複合機を短期間利用は、下記のようにさまざまなシーンで利用できます。

  1. 展示会・イベント開催:短期間のイベント期間内
  2. 建築現場事務所:現場で設計図やその他の書類を印刷するため
  3. 予備校や進学塾:夏季講習やセンター試験講習などの繁忙期のみの利用
  4. 選挙事務所:選挙前のチラシやマニフェストなどの印刷のため
  5. 新規プロジェクトや起業当初:プロジェクト期間限定や、会社開業や店舗開店したばかりでリース契約を結んでいない期間内

5の開業や起業直後の場合、実績がまだなく審査が通らないなどのケースにより一定期間レンタルするケースもあるようです。

コピー機・複合機レンタルの相場

レンタルで複合機を設置する場合、「利用する期間」「印刷枚数」「設置(搬入)費用」「保守契約」の4点が料金に反映されます。利用する期間が短いほど料金は安くなるかと思いきや、2万~3万円の設置費用を考慮すると1日当りのコストは割高になるケースもあります。

また業者によっては1日からO.Kと大きく謳っていても、実際は最低1週間からの貸し出しで、1泊2日レンタルでも1週間分の料金がかかることも!事前に見積もりを取りニーズに応じたレンタル業者を選びましょう。

機種のレンタル料金相場

カラー・モノクロA3対応・中高速機種の複合機レンタル料金の相場は次の通りです。

  • 1泊2日:1万円前後
  • ~1週間:12,000円~15,000円/週
  • ~1カ月レンタル:15,000円~30,000円/月
  • ~3カ月レンタル:15,000円~25,000円/月
  • ~6カ月レンタル:12,000円~22,000円/月

※相場価格について:「カラー・モノクロA3対応の中高速機種複合機」の、レンタル料金が確認できた3社の公式HP掲載価格を参考にしています(2021年10月末時点)。

このように長期間レンタルするほうが、月当たりのコストは安くなります。

保守契約

保守契約とはレンタル期間中に複合機が故障、あるいは不具合を起こした際に、無料でメーカー保証のメンテナンスが付くサービスです。契約内容は業者によって異なりますが、通常は「基本料金あり」「基本料金なし」の2つに分かれています。

基本料金あり

「機種料金+〇〇〇円の基本料金」で契約した場合、ある程度の印刷枚数分は料金に含まれます。たとえばモノクロ1000枚印刷までは料金に含まれ、1000枚を超えたぶんから1枚あたりの単価で料金が加算されるタイプです。

また、基本料金をもとに算出するプランもあります。1枚当たりの単価を設定し、使用料金が基本料金を超えない場合は基本料金のみが発生する仕組みです。

基本料金ありプランでのカウンター料金は業者ごとに異なりますが、印刷単価は次のような価格となっています。

  • モノクロ印刷1枚あたり:4~5.5円
  • カラー印刷1枚当たり:22~33円

「カラー・モノクロA3対応の中高速機種複合機」の、基本料金またはカウンター料金が確認できた2社の公式HP掲載価格を参考にしています(2021年10月末時点)。

基本料金なし

機種料金に「1枚当たり〇円×印刷枚数」の料金を加算した金額を支払います。基本料金ありのプランより1枚当たりのカウンター料金は高く設定されていますが、トナー代やメンテナンス費用も含まれているため、使用枚数によってはお得になります。

使用状況を考えて選択しよう

このように保守料金は使用枚数で判断できる計算方法が使用されています。機種のレンタル料金を見るだけでなく、各業者のカウンター料金などを確認し、印刷の見込み枚数を計算したうえで保守契約を結びましょう。

まとめー短期間だけ複合機を利用するならレンタルをー

コピー機や複合機を短期間だけ利用するならレンタルがおすすめ。OA機器をレンタルしている業者は数多くあるため、機種のレンタル費用、設置費用、カウンター保守契約の内容をしっかり確認してください。多くの業者は見積もり書の作成にも対応しています。

コピー機・複合機は短期間でも業務に必要とされるOA機器。効率化のためにも料金だけを見るのではなく、メンテやアフターケアなど総合的に判断してください。

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